Agile Transformation bei Henkel und von Rundstedt

Konzern trifft auf Mittelstand. In dem Gespräch zwischen Kathrin Menges, bis März 2019 Vorstandsmitglied bei Henkel, und Sophia von Rundstedt, Geschäftsführerin der v. Rundstedt & Partner GmbH, geht es um das Warum und Wie von agilen Organisationen.

 

Interview mit Kathrin Menges und Sophia von Rundstedt

Frau Menges, Frau von Rundstedt, Sie beide verfolgen den Weg der agilen Transformation in Ihren Unternehmen. Was ist der Grund, dass Sie sich auf diesen Weg gemacht haben? Welche geschäftlichen Ziele verfolgen Sie damit?

Kathrin Menges: Die Agilität zu steigern, ist eine unserer strategischen Prioritäten. Wir haben das ganz klar aus den Anforderungen an unsere Geschäfte abgeleitet. Wir agieren in einem extrem volatilen Umfeld und die Geschwindigkeit nimmt ständig zu. Das erfordert eine schnelle Reaktion auf sich verändernde Rahmenbedingungen. Wir wollen schnell und flexibel agieren können.

Sophia von Rundstedt: So war es im Grunde bei uns auch. Wir stellten fest, dass Entscheidungen und Reaktionen auf Kundenwünsche zu lange brauchten. Dem Kunden ist es doch egal, wer bei uns zuständig ist. Er will eine schnelle und kompetente Antwort erhalten. Dadurch kamen bei uns die Themen Eigenverantwortung und Mitunternehmertum auf die Agenda, die für mich ein wesentlicher Bestandteil von Agilität sind.

Wir stellten fest, dass Entscheidungen und Reaktionen auf Kundenwünsche zu lange brauchten. Dem Kunden ist es doch egal, wer bei uns zuständig ist.

Sophia von Rundstedt

Menges: Das ist eine sehr wichtige Perspektive. Wie empfindet der Kunde uns als Unternehmen? Treffen wir seine Erwartungen? Agile Arbeitsmethoden wie Design Thinking oder Scrum agieren ja vom Kunden her. Der Kunde steht im Mittelpunkt und wir müssen mit hoher Geschwindigkeit auf seine Bedürfnisse reagieren. Dem stehen unsere Strukturen mit vielen Entscheidungspunkten manchmal noch im Wege. Darum müssen wir uns kümmern.

Führung und Eigenverantwortung

von Rundstedt: Letztendlich geht es doch auch darum, dass einzelne Mitarbeiter sich trauen, Verantwortung zu übernehmen und zu entscheiden. Da beobachte ich noch viel Unsicherheit und den Versuch, die Entscheidung doch wieder an die Führungskraft zurückzuspielen.

Ich glaube, alles beginnt beim Verhalten der Führungskraft selbst. Wie weit bin ich bereit, Entscheidung zu delegieren – oder will ich am Ende alles selbst entscheiden?

Kathrin Menges

Menges: Ich glaube, alles beginnt beim Verhalten der Führungskraft selbst. Wie weit bin ich bereit, Entscheidung zu delegieren – oder will ich am Ende alles selbst entscheiden? Das Thema Führungskultur ist für uns ein ganz wesentliches. Wir haben unsere Führungsprinzipien überarbeitet und sie auf die Anforderungen von heute und morgen angepasst. Dabei stellen wir Unternehmertum stärker in den Vordergrund. Das bedeutet auch die Bereitschaft, Entscheidungen zu treffen, auch mal Risiken einzugehen.

Agilität umsetzen

Welche konkreten Schritte sind Sie in Ihrem Unternehmen gegangen, um Agilität umzusetzen?

von Rundstedt: Eine unserer ersten konkreten Maßnahmen war die Abschaffung der individuellen Boni. Stattdessen haben wir eine Ergebnisbeteiligung eingeführt. Vorher hatten wir individuelle und zum Teil widersprüchliche Ziele. Die Ergebnisbeteiligung war ein wichtiger Schritt zu kundenzentriertem und unternehmerischem Verhalten unserer Mitarbeiter. Die Themen bei den Kunden werden immer komplexer. Es ist fast nie mehr so, dass eine Person die richtige Antwort hat und von A bis Z alles alleine bearbeiten kann. Heute haben wir ein ganz neues Niveau der Zusammenarbeit.

Menges: Wir haben uns bei Henkel verschiedene Themenkomplexe vorgenommen. Der erste ist die Unternehmenskultur. Es geht darum, Mitarbeiter zu empowern, so dass sie dauerhaft engagiert sind. Wir haben uns sehr intensiv damit beschäftigt, was uns ausmacht, wofür wir als Unternehmen stehen, was uns von anderen unterscheidet. In die Diskussion haben wir unsere Mitarbeiter mit einbezogen.  Ein Prinzip ist, dass wir individuelle Karrierewege über alle Unternehmensbereiche hinweg unterstützen.

Ein zweiter wichtiger Punkt bei der Umsetzung von Agilität ist die Geschwindigkeit, mit der wir mit neuen Produkten in den Markt gehen. Neue Arbeitsmethoden – wie zum Beispiel Design Thinking – tragen ebenfalls zu mehr Agilität bei. Ebenso wichtig sind entsprechende Tools und Systeme. Im HR-Bereich haben wir zum Beispiel unsere Management-Dashboards und Applikationen für HR-Prozesse überarbeitet, um sie noch benutzerfreundlicher zu gestalten. Systeme müssen standardisiert und gleichzeitig flexibel sein. Das unterscheidet sich durchaus von unserer früheren Praxis, bis zu Ende zu entwickeln und dann festzustellen, dass eine Lösung an manchen Stellen vielleicht gar nicht passt.

Auch Organisationsstrukturen hängen eng mit Agilität zusammen. Ich bin überzeugt, dass ein so großes und global tätiges Unternehmen wie Henkel nicht ohne Hierarchien auskommt. Die Frage ist aber, wie viele Ebenen und Verzweigungen man braucht. Daran arbeiten wir: schlanker, flacher und schneller zu werden.

Über Kathrin Menges

Kathrin Menges war bis März 2019 Mitglied des Vorstands von Henkel, wo sie für die Bereiche Personal und Infrastruktur-Services zuständig war. Sie verfügt über fast 30 Jahre internationale Erfahrung im Personalbereich und verantwortete zehn Jahre die Personalthemen von Henkel für die weltweit 53.000 Mitarbeiter des Dax 30-Konzerns. Sie war zudem Vorsitzende des Sustainability Councils von Henkel und wurde im Juni 2013 vom Bundeskanzleramt in den Rat für Nachhaltige Entwicklung berufen. Seit Mai 2014 ist Kathrin Menges Mitglied des Aufsichtsrats der adidas AG.

Im Februar 2019 gab Henkel bekannt, dass Kathrin Menges aus persönlichen Gründen nicht mehr für eine weitere Amtszeit im Vorstand zur Verfügung steht. Nach der Hauptversammlung von Henkel am 8. April 2019 übergab sie ihr Amt an ihre interne Nachfolgerin, die Französin Sylvie Nicol.

Viele kleine Schritte

Das klingt alles sehr beeindruckend. Aber wir alle wissen, dass mit einer Transformation in diesem Ausmaß auch Schwierigkeiten einhergehen. Welche waren das bei Ihnen und wie sind Sie damit umgegangen?

von Rundstedt: Wir mussten uns klarmachen, dass wir das nicht von heute auf morgen schaffen. Experten sagen, dass man mit ungefähr 5 Jahren rechnen muss, um so grundlegende Veränderungen anzustoßen. Ich habe erlebt, dass wir oft zwei Schritte vor und einen zurückgegangen sind. Zum Beispiel beim Thema Eigenverantwortung. Viele Mitarbeiter glaubten nicht so recht daran, dass sie wichtige Entscheidungen wirklich selbst treffen konnten. Dass sie auch Fehler machen durften. Dieses Vertrauen mussten wir erstmal aufbauen. 

Ich habe erlebt, dass wir oft zwei Schritte vor und einen zurückgegangen sind. Zum Beispiel beim Thema Eigenverantwortung.

Sophia von Rundstedt

Menges: Ich glaube, dass man nie zufrieden sein wird mit dem Level der Agilität, das man erreicht hat. Das ist ein Thema, an dem man permanent dranbleiben muss. Und das teilweise auch emotional besetzt ist. Viele Mitarbeiter fragen, was wir als Vorstand täten, um die Agilität zu verbessern. Sie erwarteten die eine große Aktion. Dabei ist das ein Weg mit vielen kleinen Schritten. Deshalb interessiert mich auch: Was machen Sie? Denn Sie haben es auch in der Hand. Überlegen Sie doch mal: An welcher Stelle sind Sie oder Ihr Team nicht agil? Wie treffen Sie Entscheidungen? Wie viele Meetings setzen Sie an? Wie viele Leute sitzen da drin? Haben sie wirklich eine Agenda?

HR in der agilen Organisation

Lassen Sie uns zu HR kommen. Wie verändert Agilität die Arbeit der Personalabteilung?

Menges: Vor allem verändert sich die Haltung von HR. Wir sehen uns als diejenigen, die moderieren und Führungskräfte und Mitarbeiter unterstützen. In dieser Rolle sind wir gefragt und geschätzt. Auf Mitarbeiterseite fragen gerade die Millennials unsere Unterstützung an. Sie haben hohe Anforderungen, zum Beispiel an unsere Feedbackkultur und ihre Entwicklungsmöglichkeiten.

Vor allem verändert sich die Haltung von HR. Wir sehen uns als diejenigen, die moderieren und Führungskräfte und Mitarbeiter unterstützen.

Kathrin Menges

von Rundstedt: In einer unserer Studien haben wir herausgefunden, dass HR vor allem als Kulturentwickler und als Karrierebegleiter gefragt ist. Ich glaube, dass HR diese Rolle sehr gut wahrnehmen kann und dass das vielen Führungskräften auch wichtig ist. HR kann viel dazu beitragen, dass Mitarbeiter Eigenverantwortung für ihre eigene Karriere übernehmen. Und HR ist wichtig, um Transparenz über die Karrieremöglichkeiten im Unternehmen zu schaffen.  

Menges: Auch wir müssen noch agiler werden, sehr nah an unseren Kunden und am Geschäft sein. Wir stellen das unter anderem durch Jobrotation sicher. Wir haben viel Rotation aus dem Business in HR und auch wieder zurück. Zum anderen haben wir starke Business Partner, die als Mitglieder der Leitungsgremien Partner auf Augenhöhe sind.

von Rundstedt: Wie sieht es mit der Kulturentwicklung aus? Ist das etwas, was HR stark treibt?

Menges: Ich glaube, HR spielt eine wichtige Rolle bei der Entwicklung der Unternehmenskultur und muss diese auch wahrnehmen. Doch wir sind natürlich nicht der einzige Treiber im Unternehmen. Kultur ist am Ende ein Ergebnis: aus der Art und Weise, wie wir uns verhalten, wie wir miteinander arbeiten. Wir können natürlich Regeln und Commitments entwickeln. Leben müssen wir diese alle. Nur so können wir im Ergebnis wirklich zu einer Kulturveränderung kommen.

Über Sophia von Rundstedt

Sophia von Rundstedt leitet das Familienunternehmen von Rundstedt seit 2011 als Vorsitzende der Geschäftsführung. Die Volljuristin ist 2003 als Kundenbetreuerin in das väterliche Unternehmen eingestiegen und hat sukzessive mehr Verantwortung unter anderem als Niederlassungsleiterin in Frankfurt und als Geschäftsführerin im Team ihres Vaters übernommen.

Ihre Erfahrungen mit der erfolgreichen Durchführung der Nachfolge im Familienunternehmen gibt Sophia von Rundstedt als Mitglied im Verband „Die Familienunternehmer – ASU e.V.“ weiter. Darüber hinaus engagiert sie sich bei den „Working Moms“ für eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Karriere. Im Oktober 2018 wurde Sophia von Rundstedt mit dem Preis „Erfolgreiche Frauen im Mittelstand“ ausgezeichnet.

Neue Anforderungen

Ich möchte noch über die Digitalisierung sprechen: Sie ist ein wesentlicher Treiber für Agilität und wird dazu führen, dass sich Berufe, Qualifikationsanforderungen, Rollen stark verändern. Was kommt da auf Ihre Unternehmen zu?

Menges: Mit den Auswirkungen und Chancen der Digitalisierung beschäftigen wir uns intensiv. Wir wollen erreichen, dass Mitarbeiter die Digitalisierung als Chance verstehen und nicht etwa als Gefahr und Bedrohung betrachten. Die Anforderungen an Arbeitsplätze haben sich schon immer verändert. Wenn man sich die Arbeitsplätze von vor zehn Jahren anschaut, waren die ganz anders als heute. Wir sind da reingewachsen. Heute geht es aber schneller. Da kann das Gefühl entstehen, dass der Einzelne nicht mehr hinterherkommt.

Ja, es besteht die Anforderung, sich neue Kompetenzen anzueignen. Aber der ganze Job wird nicht wegfallen. Einzelne Elemente werden sich verändern. Wir helfen unseren Mitarbeitern, sich daran anzupassen und sich weiterzuentwickeln. Abgeleitet aus den zukünftigen Jobanforderungen haben wir Lernprogramme entwickelt. Der Fokus ist das kontinuierliche und lebenslange Lernen: sich immer wieder etwas Neues aneignen, auch wenn man es vielleicht heute noch nicht direkt einsetzen kann. Natürlich gibt es immer noch Mitarbeiter, die beunruhigt sind. Aber unsere Lernangebote werden gut angenommen.

Wir helfen unseren Mitarbeitern, sich anzupassen und sich weiterzuentwickeln. Abgeleitet aus den zukünftigen Jobanforderungen haben wir Lernprogramme entwickelt.

Kathrin Menges

von Rundstedt: Ich glaube, dass die so genannten Metaskills eine ganz neue Bedeutung bekommen, also Veränderungsbereitschaft, Lernbereitschaft, Flexibilität, Kooperationsfähigkeit. Daran muss HR intensiv arbeiten.

Gestatten Sie mir noch eine abschließende Frage: Werden wir in 5 Jahren noch über Agilität reden?

von Rundstedt: Ich glaube, man wird nicht mehr über diesen Begriff sprechen. Aber was Agilität ausmacht wird bleiben: Eigenverantwortung, Selbstorganisation, Mitunternehmertum, Innovation, Marktorientierung, Kundenorientierung. Diese Themen werden weiter wichtig sein oder sogar noch wichtiger werden.

Menges: Das sehe ich ganz genauso. Weil sich auch das Umfeld immer weiterentwickelt und damit die Anforderungen steigen, sind wir mit diesen Themen nie fertig. Und das ist auch gut so. Sonst würden wir stehen bleiben.

Herzlichen Dank.


Dieses Interview ist ein Auszug aus einem Gespräch zwischen Kathrin Menges und Sophia von Rundstedt am 19. Februar 2019 in Düsseldorf. Caterine Schwierz, Partnerin bei von Rundstedt, stellte die Fragen und dokumentierte den Austausch.

Bildnachweise:
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© v. Rundstedt & Partner GmbH

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