Das Kündigungsgespräch – Vorbereitung und Durchführung

Das Kündigungsgespräch auch Trennungsgespräch genannt  ist weder für den Vorgesetzten, der die Botschaft überbringt, noch für den Mitarbeiter, der seinen Arbeitsplatz verliert, eine angenehme Situation. Denn das Gespräch wird nie erfolgreich oder positiv sein. Doch Eines sollte stets das Ziel sein: die faire und wertschätzende Trennung. Mit der richtigen Vorbereitung gelingt es Ihnen, dieses Ziel zu erreichen und das Trennungsgespräch souverän und professionell zu führen.

Kündigungsgespräch oder Trennungsgespräch?

Die Begriffe Kündigungsgespräch und Trennungsgespräch werden oft synonym verwendet, doch es gibt einen Unterschied:

  • Im Kündigungsgespräch sprechen Sie eine betriebs-, personen- oder verhaltensbedingte Kündigung aus. Da Kündigungen ein großes Risiko für Kündigungsschutzprozesse bergen, ist es äußerst wichtig, dass Sie den richtigen Ton treffen und Ihre Entscheidung gut und rechtssicher begründen können.
  • Ein Trennungsgespräch kann ein Kündigungsgespräch sein, muss es aber nicht. Es kann auch auf eine einvernehmliche Trennung abzielen, zum Beispiel durch einen Aufhebungsvertrag mit Outplacement-Komponente. In einem solchen Trennungsgespräch unterbreiten Sie dem Mitarbeiter die Trennungsabsicht und ein entsprechendes Aufhebungsangebot.

Ablauf eines Kündigungsgesprächs

Der Gesprächsverlauf und die Art der Kommunikation, zum Beispiel die Formulierung der Trennungsbotschaft, sind bei Kündigungsgesprächen und Trennungsgesprächen identisch:

1.    Gesprächseröffnung: Sie begrüßen den Mitarbeiter und erläutern die aktuelle Situation.
2.    Trennungsaussprache: Sie überbringen die Trennungsbotschaft bzw. sprechen die Kündigung aus.
3.    Argumentation und Reaktion: Sie begründen die Entscheidung und geben dem Mitarbeiter Raum für Fragen und Emotionen.
4.    Beendigung des Gesprächs: Sie nennen die nächsten Schritte und beenden aktiv das Gespräch.

Tipp: In unserem kostenfreien Leitfaden "Trennungsgespräche souverän führen" erhalten Sie Formulierungshilfen und Handlungsempfehlungen für die verschiedenen Phasen des Kündigungsgesprächs.

So bereiten Sie sich auf das Kündigungsgespräch vor

Egal ob Trennungs- oder Kündigungsgespräch: Mit der richtigen Vorbereitung und unter Beachtung der Dos and Don‘ts gelingt es Ihnen, das Gespräch souverän zu führen. Schlecht ablaufende Trennungsgespräche verursachen erheblichen Schaden, zum Beispiel durch die Ablehnung des Aufhebungsvertrags, einen Kündigungsschutzprozess und die damit verbundenen Auswirkungen auf das Betriebsklima. Ein professionelles Vorgehen und eine gute Vorbereitung sind darum enorm wichtig.

Das sollten Sie tun:

Klären Sie bereits im Vorfeld Alternativen zur Kündigung und rechtliche Risiken, um einen teuren Rechtsstreit zu vermeiden. Legen Sie die Konditionen der Trennung im Einzelnen fest.

Stimmen Sie sich mit allen beteiligten Personen ab, zum Beispiel Betriebsrat, Geschäftsleitung, Personalwesen und Vorgesetzten.

Bereiten Sie Ihre Argumente gut vor, um auch heikle Situationen und Einwände souverän zu bewältigen und das Stresslevel niedrig zu halten.

Stellen Sie sicher, dass die Rahmenbedingungen für ein Trennungsgespräch angemessen sind, zum Beispiel die Form der Termineinladung oder die Raumwahl.

Vergessen Sie nicht, sich mit den möglichen Reaktionen Ihres Mitarbeiters auf die Trennungsbotschaft zu befassen. Wird Ihr Mitarbeiter beherrscht reagieren, geschockt sein oder womöglich emotional seiner Wut Luft verschaffen? Unterschiedliche Persönlichkeitseigenschaften rufen auch unterschiedliche Reaktionen hervor. Als Führungskraft oder Personalverantwortlicher müssen Sie viel Einfühlungsvermögen mitbringen, besonders bei einem einschneidenden Ereignis wie dem Verlust des Arbeitsplatzes. Seien Sie sich dabei der Wichtigkeit „guter Kommunikation“ vor allem auf der Gefühl- und Beziehungsebene bewusst.

Dos and Don’ts im Kündigungsgespräch – kostenfreier Leitfaden

Ein professionelles Vorgehen bei der Trennung von Mitarbeitern setzt eine gute Vorbereitung auf Seiten des Vorgesetzten und Personalverantwortlichen voraus. In unserem Leitfaden "Trennungsgespräche souverän führen" haben wir für Sie Formulierungstipps und Handlungsempfehlungen übersichtlich zusammengestellt, sodass Ihnen die souveräne und wertschätzende Gesprächsführung im Kündigungs- bzw. Trennungsgespräch gelingt.

Erfahren Sie im Leitfaden, ...

  • … wie Sie sich auf das Trennungsgespräch vorbereiten und was Sie bei den Rahmenbedingungen für das Gespräch beachten sollten.
  • … wie Sie das Trennungsgespräch beginnen und was Sie beim Einstieg in das Gespräch unbedingt vermeiden sollten.
  • … wie Sie die Trennungsnachricht eindeutig formulieren und wie Sie mit den Emotionen des Mitarbeiters umgehen sollten.
  • … wie Sie das Trennungsgespräch wertschätzend beenden, ohne die Diskussion abzubügeln.
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Über die Autorin
 

Inga Reintjes – Outplacement und Newplacement Beraterin bei von Rundstedt

Inga Reintjes

Als Managing Consultant Operations ist Dr. Inga Reintjes bei von Rundstedt für die Beratung am Standort Nürnberg verantwortlich und begleitet Klienten in beruflichen Umbruchsituationen. Die Beraterin verfügt über langjährige Erfahrung in der Personalentwicklung, im Veränderungs- sowie Trennungsmanagement.

E-Mail: reintjes@rundstedt.de