Das Telefoninterview gehört heute zum Standard bei vielen Bewerbungsprozessen. Unternehmen und Personalberater nutzen diese Form des Interviews zur kostengünstigen Vorauswahl der Bewerber, die später zum persönlichen Kennenlernen eingeladen werden. Besonders unerfahrene Bewerber reagieren vor einem Telefoninterview oft mit erhöhter Nervosität und sind unsicher, wie sie sich am Telefon präsentieren sollen. Nachvollziehbar, da wir am Telefon ja „nur“ unsere Stimme haben, um uns und unsere Qualifikationen zu bewerben und den Gesprächspartner zu überzeugen.
Da Bewerbungsprozesse ohne Telefoninterviews kaum noch vorstellbar sind und Fragen der Bewerber nach dem „wie präsentiere ich mich am Telefon möglichst optimal“ uns jeden Tag erreichen, haben wir unsere Expertinnen und Experten zum Thema Telefoninterviews befragt. Die wichtigsten Tipps für das Telefoninterview im Bewerbungsprozess lesen Sie hier.
Sie sind zum Telefoninterview eingeladen?
Dann freuen Sie sich. Denn damit haben Sie schon die erste Hürde auf dem Weg zum Ziel – Ihrem neuen Job – genommen. Ein Karriereberater berichtete mir, dass nach seiner Erfahrung Unternehmen rund 10 Prozent der Bewerber telefonisch interviewen und etwa jeder fünfte Bewerber von Personalberatern zum Telefoninterview eingeladen wird. Mit Ihrer Einladung sind Sie also schon unter den besten 20 Prozent!
Beim Telefoninterview gilt es, wie auch beim persönlichen Gespräch, ein paar wichtige Punkte zu bedenken, als erstes natürlich eine sehr gründliche und akribische Vorbereitung.
Die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch ist das A und O
Auch beim Telefoninterview. Alexandra Dohmgans empfiehlt für das Telefoninterview eine mindestens genauso gründliche Vorbereitung wie auf ein persönliches Gespräch: „Nehmen Sie das Telefoninterview genauso ernst wie ein persönliches Gespräch. Am besten üben Sie das Telefoninterview vorher mit Freunden. Geben Sie einem Freund oder einer Freundin Ihren Lebenslauf und üben Sie das Gespräch telefonisch. Viele Fragen ergeben sich aus dem Werdegang für einen unbeteiligten Leser und Ihren Übungspartner ganz genauso wie für den Interviewer.“
„Drucken Sie Ihre Unterlagen für den Telefontermin aus und legen Sie sie gut sortiert bereit“, rät meine Kollegin Alina Jennrich ihren Klienten. Und Philippe Weissenburg fügt hinzu: „Wenn Sie am Rechner sitzen, während Sie telefonieren, können Sie auch beispielsweise die Unternehmensseite aufgerufen lassen. Am besten direkt an der Stelle, zu der Sie gegebenenfalls eigene Fragen vorbereitet haben.“
„Der Vorteil beim Telefoninterview ist, dass ihr Gesprächspartner Sie nicht sieht“, sagt Headhunterin Alexandra Dohmgans. „Nutzen Sie diesen Vorteil und bereiten Sie für sich selbst ‚Spickzettel‘ vor, auf denen Sie zum Beispiel Antworten auf schwierige Fragen vorformulieren. Und bereiten Sie eigene Fragen an Ihre Gesprächspartner vor.“
Sind Sie soweit vorbereitet, haben über das Unternehmen recherchiert und mit Freunden geübt, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Umgebung ebenfalls für Ihr Telefonat bereit ist.
Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung
„Richten Sie sich den Raum, in dem Sie telefonieren, so ein, dass Sie sich wohlfühlen“, empfiehlt Alexandra Dohmgans. Karriereberaterin Alina Jennrich ergänzt: „Stellen Sie sich ein Glas stilles Wasser oder Tee zum Gespräch bereit und sorgen Sie dafür, dass keine potenziellen Lärmquellen das Telefonat stören können. Dazu gehören zum Beispiel Fernseher, Radio und Handys. Diese sollten während des Telefonats am besten komplett ausgeschaltet sein.“
Philippe Weissenburg weist seine Klienten zudem auf die Wichtigkeit eines funktionierenden technischen Equipments hin und regt an, die technische Ausrüstung vorher zu testen und sicherzustellen, dass Sprache in vernünftiger Lautstärke und Qualität beim Gesprächspartner ankommt.
Ihre Gesprächspartner im Telefoninterview
Bei Telefoninterviews macht es übrigens einen Unterschied, ob Sie mit Unternehmen oder mit Personalberatern sprechen. Philippe Weissenburg erklärt: „Personalberater fragen in der Regel reine Zahlen, Daten, Fakten über Sie ab, während Unternehmen auch im Telefoninterview schon wissen möchten, weshalb Sie sich ausgerechnet bei ihnen beworben haben und weshalb Sie Ihrer Meinung nach so gut zum Unternehmen passen.“
Besonders nervöse Bewerber, merkt Alexandra Dohmgans an, sollten im Hinterkopf behalten, welches Ziel das Unternehmen oder die Personalberatung mit dem Telefonat verfolgt: „Es geht darum, Informationen über Sie zu gewinnen und nicht, Sie aus dem Bewerbungsverfahren ‚rauszuprüfen‘. Man möchte Sie kennenlernen.“
Während des Vorstellungsgesprächs
Sie sollten im Kopf behalten, das Telefoninterview als eine Chance zu sehen, im Bewerbungsprozess noch einen Schritt weiter zu kommen. Eine gewisse Nervosität vor dem Interview ist normal, jedoch sollten Sie versuchen, zu schnelles Sprechen und natürlich auch den Gebrauch von Umgangssprache zu vermeiden.
Bewerbern, die dazu neigen, bei Nervosität zu schnell zu sprechen, gibt Alina Jennrich folgenden Tipp: „Man redet genau richtig, wenn man selbst das Gefühl hat, viel zu langsam zu sprechen.“ Es bietet sich an, das Interview allein oder mit Freunden zu üben. Achten Sie dabei auf Lautstärke und Sprechgeschwindigkeit.
Da Sie am Telefon „nur“ gehört werden, fallen Mimik und Gestik in der direkten Wahrnehmung Ihres Gesprächspartners weg. Hannah Grethlein erklärt: „Fehlt das ‚Angesicht‘, konzentriert sich alles auf die Stimme: Höhe, Tiefe, und auch Sprechgeschwindigkeit. Ein Lächeln zum Beispiel ist hörbar, macht man ein freundliches Gesicht, klingt die Stimme gleich angenehmer, überhaupt werden Stimmungen gut über die Stimme transportiert. Daher auf eine gute Haltung im Telefonat achten. Viele stehen gerne im Interview oder laufen auf und ab: Bewegen sich die Beine, bewegt sich der Kopf.“
„Führen Sie das Gespräch wie ein Ping Pong Spiel, kurze Aussagen und dann den Gesprächspartner zu Wort kommen lassen“, meint Philippe Weissenburg, „so bekommen Sie schneller mit, wenn Ihr Gesprächspartner Fragen hat oder schlimmstenfalls das Interesse verliert. Bringen Sie auf jeden Fall Beispiele ein und kreieren Sie Bilder, die bei Ihrem Gesprächspartner hängen bleiben.“
Kleider machen Leute – auch am Telefon
Beim Thema Bekleidung plädieren unsere Experten einstimmig für den Business-Style, auch zum Telefoninterview. „Business statt Badehose“ sagt Philippe Weissenburg mit einem Augenzwinkern und Alina Jennrich empfiehlt ihren Klienten professionelle Kleidung zum Telefoninterview, um sich selbst in den Business-Modus zu versetzen
Wie geht's weiter?
Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen und fragen Sie am Ende noch einmal die Daten Ihrer Gesprächspartner ab. Philippe Weissenburg: „Damit gehen Sie sicher, dass Name und E-Mailadresse richtig verstanden wurden und ob dem Gespräch auf Unternehmensseite noch andere Teilnehmer beigewohnt haben. Auch deren Kontaktdaten sollten Sie sich notieren.“
Für das Ende des Gesprächs rät Headhunterin Alexandra Dohmgans, zu klären, wie es nun weitergeht und bis wann Sie mit Feedback rechnen können. Damit haben Sie am Ende des Telefonats alle Informationen, die Sie zur weiteren Planung Ihres Bewerbungsprozesses benötigen.
Fazit
Eine gründliche Vorbereitung ist beim Telefoninterview unabdingbar. Sind Sie gut vorbereitet und haben Technik und Räumlichkeiten für das Interview hergerichtet, stehen Ihre Chancen auf ein erfolgreiches Telefonat sehr gut.