Trennungsgespräche führen: Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

Aus der täglichen Arbeit mit Unternehmen wissen wir, dass Führungskräfte oder Personalverantwortliche immer wieder vor einer großen Herausforderung stehen, wenn sie ein Trennungsgespräch führen müssen. Der Ablauf der Gespräche ist oft sehr ähnlich, jedoch sind die Reaktionen des Mitarbeiter selten hervorsehbar. Mit der richtigen Vorbereitung bleiben Sie auch souverän, wenn Ihr Gegenüber anders reagiert, als erwartet. 

Führen Sie strukturiert durch das Trennungsgespräch

Jedes Trennungsgespräch bedarf eine individuelle Vorbereitung auf spezifische Herausforderungen des Arbeitnehmers, der zwischenmenschlichen Beziehung und der Situation beim Arbeitgeber. Diese vier Schritte sind in der Regel die gleichen und helfen Ihnen, sich vorab eine Struktur zurechtzulegen, um das Gespräch souverän zu führen. 

1.    Eröffnung des Gesprächs: Sie begrüßen Ihren Gesprächspartner und legen die aktuelle Situation offen dar.
2.    Aussprache der Trennung: Sie sprechen als Führungskraft die Trennungsbotschaft aus.
3.    Argumentation und Reaktion: Sie stützen die Trennungsbotschaft argumentativ mit den Trennungsgründen und geben dem Mitarbeiter Raum für Fragen und Emotionen. 
4.    Gesprächsabschluss: Sie nennen die nächsten Schritte und beenden aktiv das Gespräch.

In unserem Leitfaden "Trennungsgespräche souverän führen" erhalten Sie Formulierungshilfen und Tipps für die verschiedenen Schritte des Trennungsgesprächs.

Wie Sie als Arbeitgeber mit Reaktionen im Trennungsgespräch umgehen

Unterschiedliche Persönlichkeitseigenschaften rufen auch unterschiedliche Reaktionen hervor. Als Arbeitgeber müssen Sie viel Einfühlungsvermögen mitbringen, besonders bei einem einschneidenden Ereignis wie dem Verlust des Arbeitsplatzes. Die nachfolgend beschriebenen Reaktionsweisen kommen zwar alle nicht in Reinkultur vor, aber die Einteilung hilft, sich schon im Vorfeld unterschiedlichste Reaktionen auf die Trennungsbotschaft zu vergegenwärtigen.

1. Reaktionstyp: Der Beherrschte

Die Nachricht, plötzlich nicht mehr zum Unternehmen zu gehören, versetzt vielen Mitarbeitern einen schweren Schlag. Der Beherrschte reagiert ruhig und gefasst. Er gibt vor, schon längst mit der Trennung gerechnet zu haben.

Gefahr für Sie als Führungskraft
Sie glauben, die Trennungsbotschaft sei angekommen und unterschätzen die Situation. Später wundern Sie sich vielleicht über die immense Reaktion bis hin zu einem Kündigungsschutzprozess.

Professioneller Umgang mit dem Beherrschten
Es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, dass der Betroffene die Nachricht wirklich aufgenommen und verstanden hat. In diesem Fall kann es helfen, die Nachricht nochmal zu wiederholen oder sie neu zu formulieren. Bitten Sie den Betroffenen, wiederzugeben, was sie/er verstanden hat. Das mag im ersten Moment hart klingen, hilft jedoch allen Beteiligten mit der Nachricht zielorientiert umzugehen. Versuchen Sie auf keinen Fall, Emotionen „gewaltsam und mit aller Kraft“ in Gang zu setzen. Geben Sie der Situation Struktur, indem Sie zum Beispiel für den darauffolgenden Tag einen Folgetermin vereinbaren, um die nächsten Schritte zu besprechen. So zeigen Sie auch Ihre Wertschätzung gegenüber dem Gesprächspartner.

2. Reaktionstyp: Der Emotionale

Die meisten Führungskräfte, die eine Trennung aussprechen müssen, haben Angst vor Mitarbeitern, bei denen eine Überreaktion zu befürchten ist. Dabei ist dieser Typ weder der „Gefährlichste“ noch der „Schwierigste“. Der Emotionale bringt seine Wut zum Ausbruch und verschafft sich Luft. Es kann durchaus passieren, dass er dabei unsachlich und persönlich wird.

Gefahr für Sie als Führungskraft
Es besteht die Gefahr, sich provozieren zu lassen. Man glaubt, sich verteidigen zu müssen.

Professioneller Umgang mit dem Emotionalen
Es ist verständlich, dass ein Trennungsgespräch Emotionen hervorruft. Wichtig ist, dem Betroffenen Zeit zu lassen, Ärger und Wut Ausdruck zu geben. Als Führungskraft müssen Sie Ruhe bewahren. Machen Sie deutlich, dass Sie die Aussagen zur Kenntnis nehmen, jedoch nicht die Entscheidungen des Unternehmens diskutieren werden. Es ist wichtig, dass Sie bei Ihrer geplanten Gesprächsstrategie bleiben.

3. Reaktionstyp: Der Geschockte

Unangenehme Informationen können bei diesem Typus zu unerwarteten Reaktionen des Körpers führen. Er fällt entweder total in sich zusammen oder zeigt überhaupt keine Reaktion. Viele betrachten diese Mitarbeiter als einfache Trennungsfälle. Aber gerade sie neigen zu selbstzerstörerischen, nach innen gerichteten Aggressionen.

Gefahr für Sie als Führungskraft
Glauben Sie nicht, jemand könne eine schlimme Nachricht gut bewältigen, nur weil er kaum darauf reagiert oder still dasitzt und vor sich hinstarrt. Es könnte auch sein, dass Sie den Betroffenen bedauern und bemitleiden. Schuldgefühle können eher entstehen als bei den anderen Typen. Man läuft Gefahr, Konzessionen zu machen, die man eigentlich nicht machen wollte.

Professioneller Umgang mit dem Geschockten
Geben Sie dem Betroffenen Zeit, die Nachricht „sacken“ zu lassen. Halten Sie Schweigen und Gesprächspausen aus. Zeigen Sie echtes Mitgefühl und teilen Sie dem Betroffenen mit, dass seine Reaktion verständlich und angemessen ist. Als nächstes sollten Sie den Betroffenen unterstützen, indem Sie ihm die nächsten Schritte erklären und ihm damit Struktur geben.

4. Reaktionstyp: Der Verhandler

Der Betroffene wird mit Wut, Enttäuschung und Beleidigtsein auf seine Entlassung antworten. Ziemlich bald jedoch wird er zu praktischen Fragen wie „Was wird die Firma für mich tun?“ und „Welche Unternehmensleistungen stehen mir zu?“ übergehen. Diese Menschen waren wahrscheinlich bereits auf die Trennung gefasst und haben sich schon wieder so weit gesammelt, dass sie sich um weiterbringende Maßnahmen kümmern.

Gefahr für Sie als Führungskraft
Eventuell empfinden Sie die Anschuldigungen gegen das Management der Firma gerechtfertigt. Und machen Konzessionen, die Sie später bereuen. Vielleicht lassen Sie sich auch in eine Diskussion über die anstehende Trennung verwickeln. Es kann auch passieren, dass Sie vom Verhandlungswillen des Betroffenen überrascht sind.

Professioneller Umgang mit dem Verhandler
Hören Sie sehr sorgfältig zu und beantworten Sie die Fragen des Betroffenen offen und klar. Halten Sie so viele Informationen wie möglich bereit und seien Sie sehr präzise in Bezug auf die weiteren Schritte.

Erfolgsfaktor: Die Vorbereitung auf das Trennungsgespräch

Während des Trennungsgespräches sind genau die Gesprächstechniken gefragt, die eine Führungskraft tagtäglich auch zur Bewältigung anderer Aufgaben unter Beweis stellen muss. Mit guter Gesprächsvorbereitung, einem ausreichenden Zeitrahmen und Einfühlungsvermögen dem Betroffenen gegenüber wird auch Ihr Trennungsgespräch ein professionelles Trennungsgespräch.

    Für die Vorbereitung: der Leitfaden "Dos and Don'ts im Trennungsgespräch"

    Das erwartet Sie im Leitfaden für Arbeitgeber

    • … Tipps für die gelungene Eröffnung des Trennungsgesprächs.
    • … Handlungsempfehlungen für die Aussprache der Trennungsbotschaft und die Vorbereitung der Trennungsgründe.
    • … Erfolgsfaktoren für den wertschätzenden Abschluss des Trennungsgespräch und den Ausblick in die Zukunft. 
    Eine Illustration zeigt zwei Dokumente. Von Rundstedt zeigt die Möglichkeiten, die es im Personalabbau gibt.
    Leitfaden "Trennungsgespräche souverän führen" kostenlos herunterladen
    Formular wird geladen …
    Kostenlos und unverbindlich

    Kontaktformular

    * Pflichtfelder