Das Kündigungsgespräch – auch Trennungsgespräch genannt – ist weder für den Arbeitgeber, der die Botschaft überbringt, noch für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, der entlassen wird, eine angenehme Situation. Denn das Gespräch wird nie erfolgreich oder positiv sein. Doch Eines sollte stets das Ziel sein: die faire und wertschätzende Trennung. Mit der richtigen Vorbereitung gelingt es Ihnen, dieses Ziel zu erreichen und das Trennungsgespräch souverän und professionell zu führen.
Ablauf eines Kündigungsgesprächs
Der Gesprächsverlauf und die Art der Kommunikation, zum Beispiel die Formulierung der Trennungsbotschaft, sind bei Kündigungsgesprächen und Trennungsgesprächen identisch. Nutzen Sie folgenden Ablauf, um souverän durch das Gespräch zu führen:
- Gesprächseröffnung: Sie begrüßen den Mitarbeitenden und erläutern die aktuelle Situation.
- Trennungsaussprache: Sie überbringen die Trennungsbotschaft bzw. sprechen die Kündigung aus.
- Argumentation und Reaktion: Sie begründen die Entscheidung und geben dem Mitarbeitenden Raum für Fragen und Emotionen.
- Beendigung des Gesprächs: Sie nennen die nächsten Schritte und beenden aktiv das Gespräch.
Tipp
In unserem kostenfreien Leitfaden "Trennungsgespräche souverän führen" erhalten Sie Formulierungshilfen und Handlungsempfehlungen für die verschiedenen Phasen des Kündigungsgesprächs.
So bereiten Sie sich auf das Kündigungsgespräch vor:
Schlecht ablaufende Trennungsgespräche verursachen erheblichen Schaden, zum Beispiel durch die Ablehnung des Aufhebungsvertrags, einen Kündigungsschutzprozess und die damit verbundenen Auswirkungen auf das Betriebsklima. Mit der richtigen Vorbereitung und unter Beachtung der Dos and Don‘ts gelingt es Ihnen, das Gespräch souverän zu führen.
Das sollten Sie tun
- Klären Sie bereits im Vorfeld Alternativen zur Kündigung und rechtliche Risiken, um einen teuren Rechtsstreit zu vermeiden. Legen Sie die Konditionen der Trennung im Einzelnen fest.
- Stimmen Sie sich mit allen beteiligten Personen ab, zum Beispiel Betriebsrat, Geschäftsleitung, Personalwesen und Vorgesetzten.
- Bereiten Sie Ihre Argumente gut vor, um auch heikle Situationen und Einwände souverän zu bewältigen und das Stresslevel niedrig zu halten.
- Stellen Sie sicher, dass die Rahmenbedingungen für ein Trennungsgespräch angemessen sind, zum Beispiel die Form der Termineinladung oder die Raumwahl.
Vergessen Sie nicht, sich mit den möglichen Reaktionen Ihres Mitarbeitenden auf die Trennungsbotschaft zu befassen. Wird die betroffene Person beherrscht reagieren, geschockt sein oder womöglich emotional seiner Wut Luft verschaffen? Unterschiedliche Persönlichkeitseigenschaften rufen auch unterschiedliche Reaktionen hervor. Als Führungskraft oder Personalverantwortlicher müssen Sie viel Einfühlungsvermögen mitbringen, besonders bei einem einschneidenden Ereignis wie dem Verlust des Arbeitsplatzes. Seien Sie sich dabei der Wichtigkeit „guter Kommunikation“ vor allem auf der Gefühl- und Beziehungsebene bewusst.
Führen Sie ein Trennungsgespräch oder ein Kündigungsgespräch?
Die Begriffe Kündigungsgespräch und Trennungsgespräch werden oft synonym verwendet, doch es gibt einen Unterschied:
Im Kündigungsgespräch sprechen Sie eine betriebsbedingte, personenbedingte oder verhaltensbedingte Kündigung aus. Da Kündigungen ein großes Risiko für Kündigungsschutzprozesse bergen, ist es äußerst wichtig, dass Sie den richtigen Ton treffen und Ihre Entscheidung gut und rechtssicher begründen können. Lesen Sie hier alles über die Kündigungsarten und Kündigungsgründe.
Ein Trennungsgespräch kann ein Kündigungsgespräch sein, muss es aber nicht. Es kann auch auf eine einvernehmliche Trennung abzielen, zum Beispiel durch einen Aufhebungsvertrag mit Outplacement-Komponente. In einem solchen Trennungsgespräch unterbreiten Sie Mitarbeitenden die Trennungsabsicht und ein entsprechendes Aufhebungsangebot.
Dos and Don'ts im Kündigungsgespräch – Ein kostenfreier Leitfaden
Ein professionelles Vorgehen bei der Entlassung von Mitarbeitenden setzt eine gute Vorbereitung auf Seiten des Vorgesetzten und Personalverantwortlichen voraus. Als deutscher Marktführer für Outplacement-Beratung sind wir ausgewiesene Experten für Trennungsmanagement. In unserem Leitfaden "Trennungsgespräche souverän führen" haben wir für Sie als Arbeitgeber Formulierungstipps und Handlungsempfehlungen übersichtlich zusammengestellt, sodass Ihnen die souveräne und wertschätzende Gesprächsführung im Kündigungs- bzw. Trennungsgespräch sicher gelingt.
Erfahren Sie im Leitfaden,
- … wie Sie sich auf das Kündigungsgespräch vorbereiten und was Sie bei den Rahmenbedingungen für das Gespräch beachten sollten.
- … wie Sie das Kündigungsgespräch beginnen und was Sie beim Einstieg in das Gespräch unbedingt vermeiden sollten.
- … wie Sie die Kündigungsgespräch eindeutig formulieren und wie Sie mit den Emotionen des Mitarbeitenden umgehen sollten.
- … wie Sie das Kündigungsgespräch wertschätzend beenden, ohne die Diskussion abzubügeln.
