Gesetzliche Kündigungsfristen für Arbeitgeber

Welche Fristen sind bei der Beendigung eines Arbeitsvertrages zu beachten?

Möchten Sie als Arbeitgeber ein Arbeitsverhältnis ordentlich kündigen, müssen Sie die Kündigungsfrist beachten. Diese kann sich entweder aus dem Arbeitsvertrag, einem einschlägigen Tarifvertrag oder aus dem Gesetz ergeben.

Eine Unterschreitung der gesetzlichen Frist lässt das Gesetz nur in wenigen Ausnahmefällen zu, sodass sie regelmäßig als Mindestkündigungsfrist anzusehen ist. Die Länge der gesetzlichen Kündigungsfrist hängt für Sie als Arbeitgeber von der Dauer der Betriebszugehörigkeit im Zeitpunkt des Kündigungsausspruchs ab und reicht von vier Wochen bis zu sieben Monaten zum Kalendermonatsende.

Die gesetzlichen Kündigungsfristen gelten nur für Sie als Arbeitgeber. Für die Arbeitnehmenden gilt gesetzlich stets eine Frist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Monats.

Im Einzelnen gelten folgende Fristen

Dauer des Arbeitsverhältnisses Gesetzliche Kündigungsfrist
weniger als 2 Jahre 4 Wochen (zum 15. oder Monatsende)
2 Jahre 1 Monat (zum Monatsende)
5 Jahre 2 Monate (zum Monatsende)
8 Jahre 3 Monate (zum Monatsende)
10 Jahre 4 Monate (zum Monatsende)
12 Jahre 5 Monate (zum Monatsende)
15 Jahre 6 Monate (zum Monatsende)
20 Jahre 7 Monate (zum Monatsende)

Haben die Arbeitsvertragsparteien eine Probezeit vereinbart, weichen die Fristen in der Tabelle ab. Das Gesetz sieht für diesen Fall eine Kündigungsfrist von zwei Wochen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor. Die maximale Dauer der Probezeit ist auf sechs Monate beschränkt.

Können die gesetzlichen Kündigungsfristen verkürzt oder verlängert werden?

Gesetzliche Kündigungsfristen können durch Vereinbarungen in Tarif- oder Arbeitsverträgen abweichen. Eine Verkürzung ist einzelvertraglich aber grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen gelten wenn:

  • ...die mitarbeitende Person für höchstens drei Monate zur vorübergehenden Aushilfe eingestellt ist.
  • ...Sie als Arbeitgeber in der Regel nicht mehr als 20 Arbeitnehmende beschäftigen

Dann kann im Arbeitsvertrag eine kürzere Kündigungsfrist (minimal vier Wochen) als die gesetzliche Frist vereinbart werden. Ansonsten kann im Arbeitsvertrag nur eine Verlängerung der wirksam vereinbart werden. Wir die Frist verlängert, ist zu berücksichtigen, dass für Ihre Mitarbeitenden nicht eine längere Frist gelten darf als für Sie als Arbeitgeber. Die Frist für Sie kann immer länger sein als für Ihre Mitarbeitende oder allenfalls gleich lang, nicht jedoch kürzer.

Was muss ich bei befristeten Arbeitsverträgen beachten?

Ein befristetes Arbeitsverhältnis ist nur dann ordentlich kündbar, wenn dies einzelvertraglich oder im anwendbaren Tarifvertrag ausdrücklich vereinbart ist. Ist im Arbeitsvertrag vorgesehen, dass das Arbeitsverhältnis mit Erreichen des Regelalters in der gesetzlichen Rentenversicherung automatisch endet, handelt es sich hierbei ebenfalls um eine Befristung. Auch in diesem Fall ist darauf zu achten, dass im Arbeitsvertrag die ordentliche Kündigungsmöglichkeit ausdrücklich vereinbart wird.

Wann benötige ich für den Kündigungsausspruch eine behördliche Genehmigung?

Grundsätzlich ist eine behördliche Genehmigung nicht erforderlich, um eine Kündigung aussprechen zu dürfen. Etwas anderes gilt jedoch bei Mitarbeitenden, die einem besonderen Kündigungsschutz unterliegen. Hierzu gehören z. B. schwerbehinderte Mitarbeitende, schwangere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitende in der Elternzeit. Um das Arbeitsverhältnis eines solchen besonders geschützten Arbeitnehmers kündigen zu können, muss zuvor eine behördliche Genehmigung (z. B. vom Integrationsamt) eingeholt werden.

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Welche formalen Voraussetzungen muss eine Kündigung erfüllen?

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies bedeutet, dass sie vom Kündigenden bzw. einem gesetzlichen Vertreter eigenhändig unterschrieben sein muss. Eine mündliche Kündigung oder eine Kündigung per Fax, E-Mail oder mit eingescannter Unterschrift ist unwirksam.

Kann die Kündigung auch durch einen Bevollmächtigten erklärt werden?

Das Kündigungsschreiben kann grundsätzlich auch durch eine Vertretung/Bevollmächtigung unterzeichnet werden. Die Vertretung/Bevollmächtigung muss dem Kündigungsschreiben jedoch eine Originalvollmacht beifügen, die ihn zur Kündigung berechtigt. Eine solche Vollmacht ist nur entbehrlich, wenn sich die Vertretungsbefugnis aus dem Handelsregister ergibt (z. B. bei einem Prokuristen) oder der Arbeitskraft bekannt ist, dass die Vertretung/Bevollmächtigung zur Kündigung berechtigt ist. Eine solche Berechtigung ist z. B. bei einer Personalleiterin anzunehmen. Andernfalls kann die Arbeitskraft die Kündigung unverzüglich wegen fehlender Originalvollmacht zurückweisen.

Hinweis für die Praxis

Zur Kündigung befugte Positionen bzw. Personen können ggf. auch bereits im Arbeitsvertrag ausdrücklich aufgeführt werden. Alternativ bietet es sich an, über interne Mitteilungen die kündigungsbefugten Personen konkret zu benennen.

 

Muss ich im Kündigungsschreiben einen Grund angeben?

Ein Kündigungsgrund muss in der Kündigungserklärung grundsätzlich nicht angegeben werden. Ausnahmen gibt es bei Ausbildungsverhältnissen (§ 22 Abs. 3 BBiG) sowie bei Kündigungen während des Mutterschutzes gemäß § 9 Abs. 3 Satz 2 MuSchG. Sofern nicht ausnahmsweise eine Begründungspflicht besteht, ist es im Hinblick auf eine mögliche Selbstbindung Ihrerseits auch nicht empfehlenswert, die Kündigungsgründe in dem Kündigungsschreiben darzulegen. Sie müssen als Arbeitgeber die Kündigung auch nicht auf Nachfrage des Mitarbeitenden begründen. Eine Pflicht, die Kündigungsgründe auf Nachfrage darzulegen, besteht jedoch im Fall einer außerordentlichen Kündigung

Hinweis für die Praxis

In Betrieben mit einem Betriebsrat besteht eine Begründungspflicht gegenüber dem Betriebsrat. Gemäß § 102 Abs. 1 BetrVG ist der Betriebsrat vor jeder Kündigung zu hören. Im Rahmen der Anhörung haben Sie als Arbeitgeber dem Betriebsrat die Gründe für die Kündigung mitzuteilen. Eine ohne ordnungsgemäße Anhörung des Betriebsrats ausgesprochene Kündigung ist unwirksam. Dies gilt auch dann, wenn das Kündigungsschutzgesetz auf das Arbeitsverhältnis (noch) keine Anwendung findet.

Wann gilt die Kündigung als zugegangen?

Die Kündigung gilt zum Zeitpunkt der Übergabe als zugegangen, wenn sie dem Mitarbeitenden im Original persönlich übergeben wird. 

Der Zugang der Kündigungserklärung unter Abwesenden richtet sich nach § 130 Abs. 1 BGB. Danach muss das Kündigungsschreiben so in den Machtbereich des Kündigungsempfängers gelangen, dass unter gewöhnlichen Umständen damit zu rechnen ist, dass er von dem Kündigungsschreiben Kenntnis nehmen konnte. Unerheblich ist, wann der Kündigungsempfänger die Kündigung tatsächlich zur Kenntnis genommen hat. Bei Einwurf des Kündigungsschreibens in den Hausbriefkasten gilt die Kündigung zu dem Zeitpunkt als zugegangen, zu dem mit der Leerung des Briefkastens gerechnet werden konnte. Dabei kommt es nicht auf die individuellen Verhältnisse des Empfängers, sondern auf die ortsüblichen Postzustellzeiten an.

In der Regel gehen Schreiben, die nach 12.00 Uhr mittags in den Briefkasten eingelegt werden, daher erst am nächsten Tag zu. Eine Ausnahme von dieser Regel hat das Bundesarbeitsgericht nur für den Fall anerkannt, dass der Kündigungsempfänger weiß oder damit rechnen muss, dass ihm ein Kündigungsschreiben zu einem Zeitpunkt nach den üblichen Postzustellzeiten in den Briefkasten eingelegt werden wird (vgl. BAG v. 26. März 2015 – 2 AZR 483/14).

Wann kann eine Kündigung rechtssicher zugestellt werden?

Um den Zugang einer Kündigung rechtssicher nachweisen zu können, sollte das Kündigungsschreiben dem Mitarbeiter entweder vor Zeugen persönlich übergeben werden oder per Boten (z. B. Kurier) zugestellt werden.

Bei der persönlichen Übergabe sollten Personen hinzugezogen werden, die die Übergabe bezeugen können. Alternativ oder ergänzend kann der Mitarbeitende gebeten werden, den Erhalt der Kündigung schriftlich auf einem Doppel des Kündigungsschreibens zu bestätigen. Zur Abgabe einer solchen Erklärung ist der Mitarbeitende aber nicht verpflichtet.

Bei der Zustellung per Boten (z. B. Kurier) muss dem Boten das Kündigungsschreiben gezeigt werden, bevor es in seiner Gegenwart kuvertiert wird. Nur auf diese Weise kann der Bote später bezeugen, dass er eine Kündigung zugestellt hat. Der Zugang des Kündigungsschreibens (Einwurf in den Briefkasten reicht) und den Zeitpunkt der Zustellung sollte der Bote schriftlich dokumentieren.

Kündigungsfristen in der Probezeit

Wann muss eine Probezeitkündigung spätestens zugehen?

Eine Probezeitkündigung muss innerhalb der Probezeit erklärt werden und dem Mitarbeitenden zugehen. Es ist nicht erforderlich, dass die Kündigungsfrist noch während der Probezeit endet. Das Arbeitsverhältnis kann aufgrund einer innerhalb der Probezeit erklärten und dem Mitarbeitenden zugegangenen Kündigung auch erst nach Ablauf der Probezeit enden.

Kann die Probezeit über die Dauer von sechs Monaten hinaus verlängert werden?

Die Probezeit darf die Dauer von sechs Monaten nicht überschreiten. Unabhängig von der Vereinbarung einer Probezeit findet das Kündigungsschutzgesetz immer erst nach Ablauf von sechs Monaten Anwendung, sofern Sie mehr als zehn Mitarbeitende beschäftigen. Also auch dann, wenn keine Probezeit vereinbart worden ist, können Sie als Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis innerhalb der ersten sechs Monate problemlos kündigen.

Hinweis für die Praxis

Möchten Sie als Arbeitgeber dem Mitarbeitenden am Ende der Probezeit eine weitere Chance zur Bewährung einräumen, sich andererseits aber die einfache Möglichkeit zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses bewahren, bietet sich folgendes, von der Rechtsprechung gebilligtes, Vorgehen an:

Als Arbeitgeber kündigen Sie das Arbeitsverhältnis noch innerhalb der Probezeit, legen als Kündigungsfrist aber nicht die kurze Probezeitkündigungsfrist von zwei Wochen, sondern eine überschaubare längere Frist (in der Regel nicht mehr als drei bis vier Monate) zugrunde. Da die Verlängerung der Kündigungsfrist nicht im einseitigen Arbeitgeberinteresse liegen darf, sollten Sie als Arbeitgeber in dem Kündigungsschreiben darauf hinweisen, dass Sie dem Mitarbeitenden mit der langen Kündigungsfrist eine Chance zur Bewährung gewähren möchte und den Mitarbeitenden wiedereinstellen werde, sofern sich dieser innerhalb der verlängerten Kündigungsfrist bewährt.