In der heutigen Arbeitswelt ist Workforce Management von entscheidender Bedeutung, um die Geschäftsziele Ihres Unternehmens zu erreichen und die Personalkapazitäten und -kompetenzen optimal zu nutzen. Dieser Artikel zeigt die verschiedenen Aspekte des Workforce Managements sowie die Bedeutung von Forecasting, Personalplanung, Personaleinsatzplanung und Kapazitätsplanung.
Was ist Workforce Management?
Workforce Management (WFM) bezieht sich auf die effiziente Planung, Steuerung und Optimierung von Mitarbeitenden-Ressourcen, um sicherzustellen, dass sie den geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Im Wesentlichen beinhaltet das Workforce Management sämtliche Aktivitäten und Prozesse, die zur Verwaltung und Gewährleistung einer produktiven Belegschaft notwendig sind. Im Kern gilt: Eine gut gesteuerte Workforce kann erheblich zur Steigerung der Produktivität, zur Senkung der Kosten und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit beitragen.
Forecasting und strategisches Workforce Management
Welche unterschiedlichen Faktoren sind für ein erfolgreiches Workforce Management essenziell? Zuvorderst müssen Unternehmen anstehenden geschäftlichen Anforderungen gerecht werden können, z.B. die Sicherstellung von Produktions- und Lieferverpflichtungen. Hierfür bedarf es einer gründlichen Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs des Unternehmens. Dieser Prozess wird als Forecasting bezeichnet und bildet die Grundlage für strategisches Workforce Management. Forecasting ermöglicht es, den Bedarf an Arbeitskräften und weiteren Ressourcen in verschiedenen Zeiträumen zu planen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über Mitarbeitende mit den benötigten Fähigkeiten verfügt.
Personalplanung und Kapazitätsplanung
Neben dem Forecasting ist die Personalplanung ein weiterer wichtiger Schritt im Workforce Management. Hierbei wird erarbeitet, wie viele Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen und zu unterschiedlichen Zeiten benötigt werden, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Ein passendes Werkzeug zur Analyse und Planung des mittel- und langfristigen Personalbestands ist dabei die Strategische Personalplanung (SPP). Hierbei werden die künftige Entwicklung des Personalbestands und -bedarfs im Abgleich mit der Unternehmensstrategie, Arbeitsmarkttrends und weiteren internen KPIs mögliche Personalüberdeckungen und – unterdeckungen analysiert. Ergänzend zur Strategischen Personalplanung ermittelt die Kapazitätsplanung die maximale versus effiziente Arbeitskapazität Ihrer Mitarbeitenden sowie die tatsächlich zur Verfügung stehenden Ressourcen (Brutto-/Nettobetrachtung). Ziel ist es hier, sicherzustellen, dass Ihre Belegschaft die geplanten Aufgaben und Projekte bewältigen kann, ohne dabei überlastet zu sein oder Leerlaufzeiten zu haben.
Unser Tipp: Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, eine Personalstrategie zu entwickeln, die nachhaltig Zukunftsfähigkeit sichert.
Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitmanagement
Untrennbar verbunden mit der Personalplanung ist die operative Personaleinsatzplanung. Im Detail umfasst sie die Zuweisung von Mitarbeitenden zu bestimmten Aufgaben und Schichten unter Berücksichtigung ihrer Fähigkeiten, Verfügbarkeiten und der Anforderungen des Unternehmens. Ein effizientes Arbeitszeitmanagement ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden zu optimieren und Überstunden sowie Unterbeschäftigung zu minimieren. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeitszeitmanagement ist dabei immer die Verfügbarkeit aller Daten in Bezug auf die Arbeitszeit.
Die Zukunft des Workforce Managements
Angesichts einer sich dynamisch wandelnden Geschäftswelt ist es von entscheidender Bedeutung, Trends und Entwicklungen, welche die interne Aufstellung eines Unternehmens beeinflussen, im Blick zu behalten. Der Anspruch an die kommende „Future Workforce“ stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, die innovative Ansätze und Technologien erfordern. Relevant sind zum Beispiel der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und sich verändernde Anforderungen der Belegschaft. Damit Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und anpassungsfähig bleibt, sollten Sie bereits jetzt auf die Trends reagieren und vorausschauend planen.
Die Bedeutung der digitalen Transformation
Die Digitalisierung revolutioniert das Workforce Management. Unternehmen können fortschrittliche Softwarelösungen nutzen, um Daten zu sammeln, zu analysieren und so fundiertere Entscheidungen zu treffen. So ermöglicht die Digitalisierung effiziente Personalplanung, Personaleinsatzplanung, Arbeitszeitmanagement und Kapazitätsplanung. Viele sprechen in diesem Kontext auch von der HR-Transformation.
Personaleinsatz planen unter Berücksichtigung von Automatisierung und KI
Die digitale Transformation hat erheblichen Einfluss auf die Planungsprozesse im Unternehmen. So kann beispielsweise die Planung des Personaleinsatzes durch Automatisierung und KI erheblich verbessert werden. KI-basierte Systeme können Muster erkennen, Prognosen erstellen und sogar Vorschläge für die optimale Einsatzplanung Ihrer Mitarbeitenden machen. Allein die Einführung des digitalen Dokumentenmanagements hat die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten revolutioniert.
Die Digitalisierung hat ebenso Auswirkungen auf das Personal: Durch digitale Lösungen kann in unterschiedlichen Arbeitsabschnitten das Personal ersetzt oder der Arbeitsaufwand reduziert werden. Gleichzeitig entstehen neue Jobprofile, für die bestehende Mitarbeitende aufgeschlaut oder neue Fachkräfte rekrutiert werden müssen. Durch den so entstehenden Personalüberhang oder Fachkräftemangel wird das Unternehmen früher oder später eine Workforce Transformation durchlaufen müssen, um den Personalbestand an die Transformation des Unternehmens anzupassen.
Die Auswirkungen auf die Belegschaft
Mit der Etablierung neuer Technologien und neuen Herausforderungen des Arbeitsmarktes, z.B. den demografischen Wandel, verändern sich die Anforderungen an Arbeitgeber und Arbeitnehmende. Neue Arbeitsmodelle wie Remote-Arbeit, Gig-Economy und virtuelle Teams sind integraler Bestandteil der Zukunft. Der Aufbau einer zukunftsfähigen Belegschaft erfordert daher eine innovative Personalpolitik, Investitionen in Weiterbildung und die Implementierung agiler Strukturen. Parallel dazu wird das Verändern-Wollen und Verändern-Können seitens der Belegschaft zum kritischen Erfolgsfaktor.
Was ist Future Workforce?
Die "Future Workforce" beschreibt das Zielbild einer wettbewerbsfähigen Organisation, die auf neue Marktanforderungen reagieren kann und unter zukünftigen Bedingungen der Arbeitswelt leistungsfähig ist. Unternehmen muss es dafür gelingen, ihre Mitarbeitenden im Sinne der Geschäftsziele bestmöglich einzusetzen, zu befähigen und zu qualifizieren. Datengetriebene HR-Instrumente und eine Strategische Personalplanung leisten hier einen entscheidenden Beitrag.
Qualifizierung und Weiterbildung managen
Ein Merkmal der „Future Workforce“ ist ihre Anpassungsfähigkeit. Die zukünftige Belegschaft ist nicht mehr ausschließlich nach festen Funktionen und Organigrammen, sondern immer mehr aufgabenorientiert aufgestellt und muss sich dadurch kontinuierlich weiterbilden. Unternehmen sollten sich auf die Entwicklung ihrer Mitarbeitenden konzentrieren, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen, für die sich ständig ändernden Anforderungen haben. Für Mitarbeitende im Unternehmen bedeutet das beispielsweise, dass sie kontinuierlich an Online-Schulungen und Workshops teilnimmen, welche die benötigten Fähigkeiten für das Unternehmen im Fokus hat. Grundsätzlich gilt: Der Erfolg von genannten Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen hängt davon ab, inwiefern Workshops, Schulungen etc. auf die Mitarbeitenden zugeschnitten sind und in den Arbeitsalltag integriert werden.
Fazit
Nachhaltiges Workforce Management ist von entscheidender Bedeutung, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern, die Innovationsfähigkeit zu stärken und dadurch wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch unterschiedliche Maßnahmen wie Forecasting, Personalplanung, Personaleinsatzplanung und Kapazitätsplanung kann ein Unternehmen sicherstellen, dass es über die passenden Mitarbeitenden mit den benötigten Fähigkeiten verfügt. Die Zukunft des Workforce Managements erfordert eine Anpassung an neue Technologien und eine langfristige strategische Planung, um erfolgreich zu sein. Ein Fokus sollte hier insbesondere auf der Qualifizierung und Weiterbildung der Future Workforce liegen.
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