Die Transformation von Geschäftsmodellen und die Digitalisierung stehen in vielen Unternehmen ganz oben auf der Management-Agenda. Die großangelegte Personalveränderung, die damit erforderlich wird, schafft es jedoch meist nicht in die Langfristplanung. Die strategische Personalplanung ist ein unverzichtbares Werkzeug, um unter dem Druck des demografischen Wandels, der neuen Kompetenz- und Skill-Anforderungen und weiteren Einflussfaktoren den Erfolg eines Unternehmens zu sichern. Dieser Artikel beleuchtet, wie effektive Personalplanung nicht nur den gegenwärtigen, sondern auch den zukünftigen Anforderungen einer Organisation gerecht werden kann.
Was ist Strategische Personalplanung?
Eine Strategische Personalplanung beginnt mit der Analyse des Personalbestands und Personalbedarfs im Abgleich mit der Unternehmensstrategie, Arbeitsmarkttrends und internen KPI, z.B. Fluktuations- und Krankheitsprognosen, Produktivitätskennzahlen oder Produkt- und Qualitätsstandards. Auf Basis von Szenarien-Simulationen können Personalverantwortliche entstehende Personalüberdeckungen oder Personalunterdeckungen identifizieren, die ein Risiko für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen darstellen.
Die Analyseergebnisse fließen in den Gestaltungsrahmen für die Personalstrategie ein. Diese berücksichtigt Maßnahmen zur Personalbeschaffung, Personalbindung, Personalentwicklung und der Personalfreisetzung sowie den Aufbau neuer Arbeitsorganisationen. Ziel ist es, kurz- und mittelfristig die Effektivität und Produktivität von Unternehmen zu gewährleisten und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.
Die Arten der Personalplanung
Es gibt zwei Ansätze für die Planung von Personalkapazitäten. Gerne beraten wir Sie, welche Methode zu Ihren Rahmenbedingungen und Zielen passt.
Quantitative Personalplanung
Bei der quantitativen Personalplanung liegt der Fokus auf den Kapazitäten bzw. der Anzahl der Mitarbeitenden. i.d.R. in Full Time Equivalents (FTE). Ziel der Planung ist herauszufinden, wie viele FTEs Sie in Zukunft für den Betrieb Ihrer Organisation benötigen und wo diese eingesetzt werden müssen.
Qualitative
Personalplanung
Die qualitative Personalplanung betrachtet die bestehenden und benötigten Kompetenzen, die Sie für eine zukunftsfähige Organisation brauchen. Dies ist insbesondere sinnvoll, wenn sich Jobprofile in der aktuellen Organisation stark verändern und es gelingt, aktuelle Fähigkeiten von Mitarbeitenden transparent zu machen.
Personalbedarfsplanung
Eine systemgestützte Personalbedarfsplanung macht den aktuellen Stand von Über- oder Unterdeckung sichtbar und kann über eine Simulation von Szenarien die zukünftigen Personallücken aufzeigen. Unternehmen können so ermitteln, in welchen Bereichen im Unternehmen Mitarbeitende oder Kompetenzen fehlen und wo zu viele eingesetzt sind.
Informationen für eine mittel- bis langfristige Personalbedarfsplanung
In der Personalbedarfsplanung müssen vielfältige interne wie externe Faktoren berücksichtigt werden. Wichtig ist hierbei die enge Zusammenarbeit zwischen HR, den Geschäftseinheiten und dem Management, damit die Personalstrategie auf die Geschäftsstrategie einzahlen kann.
- Eine unternehmensweite oder bereichsbezogene Geschäftsstrategie, anhand derer zukünftige Bedarfe abgeleitet werden können
- Kenntnis über die benötigten Jobprofile oder Qualifikationen, die zur Erbringung von Aufgaben benötigt werden
- Mitarbeitende-Stammdaten
- Personalstatistiken, u.a. zu Altersstrukturen, Mitarbeitenden-Fluktuation, Krankheitstagen, Nachwuchsgewinnung und Einstellungen
- Referenzdaten aus dem Arbeitsmarkt, z.B. erhöhte Fluktuationsraten bei der jüngeren Generation und höhere Krankheitsraten durch eine älterwerdende Belegschaft
Bei einem qualitativen Ansatz werden darüber hinaus Informationen über die Skills und Kompetenzen der Belegschaft benötigt. Hierfür ist ein strukturiertes Kompetenzmanagement obligatorisch.
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Ableitung einer Personalstrategie
Die Personalstrategie umfasst einen Mix aus Recruiting-, Entwicklungs-, Bindungs- und Trennungsmaßnahmen, die nötig sind, um die Organisation zukunftsfähig aufzustellen.
Neben den Erkenntnissen aus der Personalbedarfsplanung fließen Arbeitsmarktanalysen zu den betroffenen Jobprofilen, z.B. die Verfügbarkeit von Talenten, und die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber ein.
Fragen Sie sich
- Wie viele, wie schnell und zu welchem Preis kann ich Beschäftigte auf dem externen Arbeitsmarkt gewinnen?
- Wie hoch ist das Fluktuationsrisiko und damit der Investitionsbedarf für Retention-Maßnahmen?
- Wie viele Beschäftigte benötigen Weiterbildungen oder Umqualifizierungen?
- Können neue Formen der Arbeitsorganisation helfen?
Beispiel einer Strategischen Personalplanung im Rahmen eines Abbau-Vorhabens
Die Simulation zeigt die Entwicklung des Personalbestands in einem Jobprofil mit insgesamt 153 FTE. Laut Unternehmensstrategie muss dieser Bereich in den nächsten drei Jahren schrumpfen.
Simuliert man die Austritte durch Renteneintritte sowie externe und interne Fluktuation wird deutlich, dass das Abbau-Ziel bereits in dieser Zeit ohne Trennungsmaßnahmen erreicht wird.
Beispiel einer Strategischen Personalplanung im Rahmen eines Aufbau-Vorhabens
Ein Unternehmen muss im Bereich X den Personalbestand aufbauen. Die toolgestützte Personalplanung macht sichtbar, wie viele Mitarbeitende gebraucht werden.
Mit Blick auf die limitierte Verfügbarkeit des betroffenen Jobprofils muss das Unternehmen wirksam in Bindungsmaßnahmen sowie die Qualifizierung und Entwicklung von Mitarbeitenden aus anderen Bereichen des Unternehmens investieren.
Strategische Personalplanung in mittelständischen Unternehmen
In mittelständischen Unternehmen fehlt eine strategische Personalplanung oft gänzlich. Häufig plant HR „auf Sicht“ und versucht schnell auf Veränderungen zu reagieren. Gleichzeitig sind Ressourcen oft begrenzt, was eine effiziente Planung umso wichtiger macht.
Es gibt pragmatische Ansätze, die insbesondere KMU helfen, in die Strategische Personalplanung einzusteigen; sei es ein „Pencil-Paper“-Ansatz oder eine systemgestützte Simulation.
Prozess der strategischen Personalplanung
Der Prozess der strategischen Personalplanung umfasst die Festlegung von Zielen, die Analyse von Daten, die Entwicklung von Strategien und die Implementierung von Maßnahmen. Er erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung.
Bei von Rundstedt verfolgen wir einen 5-Schritte-Plan:
- Definition des Planungsmodells: Abhängig von der Ausgangssituation und den Zielen wird das Planungsmodell definiert.
- Aufbereitung der Daten: Die relevanten Ist- und Plandaten aus Business und HR werden aufbereitet und im Planungstool erfasst.
- Simulation von Zukunftsszenarien: Das Tool simuliert Bestands- und Bedarfsentwicklung unter Berücksichtigung der relevanten Einflussfaktoren und zeigt den Effekt von Maßnahmen zur Schließung von Personallücken.
- Ableitung von Maßnahmen: Auf Basis der Simulation werden konkrete Maßnahmen für HR und Business abgeleitet, mit denen ein stabiles zukunftsorientiertes Mitarbeitenden-Portfolio gesichert werden kann. Eine Kommunikationsstrategie und Mobilisierungsmaßnahmen für eine hohe Veränderungsbereitschaft dürfen hier nicht fehlen.
- Operative Umsetzung: Ein Projekt-Team plant und steuert die notwendigen Personalumbau- und gegebenenfalls auch -abbaumaßnahmen und koordiniert die verschiedenen Umsetzungspartner.
Aufgabe von Management und HR
Die Strategische Personalplanung ist ein dynamischer und fortlaufender Prozess. Sie muss sich an Veränderungen in der Unternehmensumgebung, wie etwa technologische Entwicklungen und Marktveränderungen, anpassen. HR und Management müssen dazu eng zusammenarbeiten und Stellen- und Bedarfsplanung sowie die Talent- & Nachfolgeplanung ganzheitlich denken. Ein effektives Personalmanagement und eine vorausschauende Planung sind unerlässlich, um langfristig erfolgreich zu sein.
Sprechen Sie uns an
Möchten Sie Ihre Strategische Personalplanung verbessern? Kontaktieren Sie uns für eine professionelle Beratung und Unterstützung. Wir helfen Ihnen, Ihre Personalstrategie zu optimieren und auf die Zukunft Ihres Unternehmens auszurichten.
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