Veränderungen in Unternehmen sind heute nicht die Ausnahme, sondern die Norm. Workforce Transformation ist ein Begriff, der immer häufiger im Kontext von Umstrukturierungen in Unternehmen auftaucht. Dabei handelt es sich in der Regel um großangelegte Personalveränderungen. Hier erfahren Sie, was diese Transformationsprozesse auslöst, welche Maßnahmen damit konkret verbunden sind und wie Sie Workforce Transformation erfolgreich gestalten.
Workforce Transformation ist ein umfassender Ansatz für Unternehmen und Organisationen, um auf aktuelle Entwicklungen und Herausforderungen zu reagieren. Workforce Transformation kann dabei sowohl Personalaufbau, Personalabbau oder Personalumbau sowie eine Kombination aus diesen drei Elementen darstellen.
Es gibt Situationen, in denen es notwendig ist, kurzfristig Anpassungen vorzunehmen. In der Regel handelt es sich aber vor allem um großangelegte Maßnahmen, um die Personalstruktur mittel- bis langfristig an den zukünftigen Bedarfen auszurichten.
Die Bedeutung von Workforce Transformation nimmt massiv zu. Aktuell werden bereits die technologischen Veränderungen in Unternehmen breit diskutiert, ebenso Fragen von New Work und Arbeit 4.0. Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen verändern sich. Und damit wird auch immer häufiger eine neue Personalstrategie und Personalstruktur in Unternehmen erforderlich, die durch Personalaufbau, -umbau und -abbau erreicht werden kann.
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Ein Ausgangspunkt für Business Transformation und Anpassungen in der Belegschaft ist das Zukunftsprojekt Industrie 4.0, einhergehend mit Robotisierung, Automatisierung, Digitalisierung, Arbeit 4.0, Crowdworking, etc. Aber auch der steigende Kostendruck hat hier einen Anteil. In der Folge stehen derzeit nahezu alle Geschäftsmodelle auf dem Prüfstand. Um angesichts disruptiver Märkte auch in Zukunft global wettbewerbsfähig bleiben zu können, sind strategische und organisatorische Veränderungen notwendig.
Die neue Arbeitswelt macht neues Wissen, neue Fähigkeiten und Kenntnisse nötig und erfordert neue Arbeitsweisen. Um innovativ und agil zu sein, um den Anforderungen einer digitalen Zukunft gewachsen zu sein, muss die Belegschaft entsprechend aufgestellt sein.
Auch der Fachkräftemangel ist Auslöser für Workforce Transformation. In vielen Bereichen finden Unternehmen heute nicht mehr genug Mitarbeiter, um ihren Erfolg zu sichern oder den Wachstumskurs fortsetzen zu können. Sie spüren die Folgen des leergeräumten Arbeitsmarktes und arbeiten intensiv daran arbeiten, Mitarbeiter für neue Aufgaben zu entwickeln, zu halten und zu binden.
Vor diesem Hintergrund sind neue Strategien und innovative Konzepte gefragt, wenn es um die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen geht. Mit Workforce Transformation begegnen Sie den neuen personalstrategischen Herausforderungen – zielgerichtet und nachhaltig.
Lesetipp:Workforce-Transformation-Studie: "Wie sich Jobprofile verändern und Unternehmen die Transformation meistern"
Die strategische Personalplanung, oder auch Workforce Planning, berücksichtigt nicht nur die quantitative Aufstellung der Belegschaft. Ebenso relevant sind die Treiber, Chancen und Risiken des internen wie externen Arbeitsmarkts, die übergreifende Business- oder Bereichsstrategie sowie die Infrastruktur für IT-Systeme und das Projektmanagement. Das Ziel: Sie haben ein umfassendes Bild vom Ist- und dem Soll-Zustand und kennen die quantitativen und qualitativen Veränderungsbedarfe.
Zu den Instrumenten des Workforce Plannings gehören z. B. Kompetenzanalysen, Arbeitsmarktanalysen, Future Profiling und die systemgestützte Simulation der Entwicklung von Personalbestand und –bedarf. Im Kern stellen sich unter anderem folgende Fragen:
Eine integrierte Workforce Transformation berücksichtigt alle relevanten Dimensionen. Nicht selten müssen HR-Verantwortliche Mobilisierungs-, Qualifizierungs-, Retention- und Trennungsmaßnahmen gleichzeitig managen. Ein professionelles Projektmanagement und ein dezidierter Zeit- und Maßnahmenplan sind deshalb unerlässlich.
Workforce Transformation und Personalumbau muss nicht zwangsläufig immer zum Abbau von Stellen führen. In manchen Fällen übersteigen die Recruiting-Kosten diejenigen für eine interne Umschulung. Wichtig ist darum das übergeordnete Ziel der Maßnahmen: Am Ende soll möglichst jede Stelle im Unternehmen mit dem richtigen Mitarbeiter besetzt sein.
Gerade wenn sich im Rahmen des Assessments herausstellt, dass sich bereits Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation oder Potential im Unternehmen befinden, ist es entscheidend, diese an den jeweils für sie optimalen Platz im Unternehmen zu einzusetzen.
Im Rahmen von Redeployment und Retention geht es um die Identifikation von Schlüsselfiguren und Leistungsträgern sowie um geeignete Maßnahmen, um diese im Unternehmen zu halten beziehungsweise um sie bestmöglich zu positionieren.
Um die Potenziale bestmöglich auszuschöpfen, können über kluge innerbetriebliche Qualifizierungsmodelle, wie dem Qualifizierungsbetrieb oder der internen Persomalvermittlungseinheit, Weiterbildungen und Umschulungen individuell angeboten und durchgeführt werden, ohne den laufenden Betrieb lahmzulegen. Unser Tipp: Setzen Sie frühzeitig auf ein professionelles Fördermittelmanagement, um Ihre Qualifizierungsmaßnahmen kosteneffizient aufzusetzen.
Begegnen Sie dem Fachkräftemangel: Mit unserer Redeployment- und Retention-Beratung identifizieren Sie Talente, positionieren sie optimal und binden sie langfristig.
Ein besonders sensibles Thema bei der Umsetzung von Transformationsprozessen ist der Stellenabbau. Besonders wenn es darum geht, kurzfristig eine größere Anzahl von Mitarbeitern zu entlassen, ist es entscheidend den Stellenabbau sozialverträglich umzusetzen. Mit geeigneten Transfermaßnahmen, wie sie eine Transfergesellschaft oder Transferagentur bieten, können alle Seiten profitieren:
Unser Tipp: Planen Sie eine Transfermaßnahme mithilfe einer Transfergesellschaft? Gehen Sie bei der Anbieter-Suche auf Nummer sicher. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei.
> Zur Checkliste "Auswahl des passenden Transfer-Anbieters"
Damit Workforce-Transformation-Projekte am Ende auch erfolgreich sind, sind verschiedene kritische Erfolgsfaktoren zu beachten. Allen voran müssen Unternehmen und Organisationen regelmäßig prüfen, welche Fähigkeiten und welches Wissen bei ihren Mitarbeitern vorhanden sind. Das kann in Form von Karrieredialogen geschehen, aber auch der Einsatz von Personalentwicklungstools, wie unserem JobRadar, kann ein wichtiges Element bei der strategischen Personalplanung sein.
Wenn es um die Umsetzung der Maßnahmen der Workforce Transformation selbst geht, ist nach unserer langjährigen Erfahrung das Vorhandensein einer Kommunikationsstrategie entscheidend. Personalumbau muss richtig kommuniziert werden – auch dann, wenn es nicht um Stellenabbau geht. Das zeigt sich beispielsweise ganz deutlich bei Redeployment-Maßnahmen. Manche Mitarbeiter fühlen sich wie „B-Ware“ oder „Mitarbeiter 2. Klasse“, wenn sie ihren bisherigen Job nicht mehr ausüben können. Unternehmen müssen Umstrukturierungsprozesse wie diese kommunikativ vorbereiten, aktiv begleiten und die Mitarbeiter im Transformationsprozess unterstützen.
Workforce-Transformation-Projekte sind komplex und erfordern eine gründliche Planung. Wenn Ihre Personalabbau- und Personalumbauprojekte zum Erfolg werden sollen, müssen Führungskräfte, Projektverantwortliche, Betriebsräte und Belegschaft aktiv werden. Die Mobilisierung aller Beteiligten ist umso wichtiger, weil große Veränderungen zunächst einmal Lähmung oder gar Ängste hervorrufen.
Gerade bei Mitarbeitern, deren Fähigkeiten nicht mehr zu den aktuellen und kommenden Anforderungen passen – und darum das Unternehmen verlassen müssen –, stellt die Mobilisierung eine Herausforderung dar.
Aus Erfahrung wissen wir: Wenn der Dreiklang aus rechtlicher, finanzieller und Beratungs-Komponente gegeben ist, steigt die Bereitschaft der Mitarbeiter, das Unternehmen auf freiwilliger Basis zu verlassen. Ein Aufhebungsvertrag (oder eine Kündigung) löst ein Druckmoment aus, eine Abfindung verspricht finanzielle Sicherheit, eine Outplacement-Beratung zeigt berufliche Perspektiven auf.
Unser Tipp: Für die Mobilisierung von Betroffenen und Beteiligten kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz – je nach konkreter Unternehmenssituation. In unserem Leitfaden „Wie Sie durch gezielte Mobilisierung die Restrukturierung beschleunigen“ lernen Sie von echten Praxisfällen und erhalten konkrete Handlungsempfehlungen.
Damit umfassende Veränderungsprozesse wie Workforce Transformation gelingen, müssen Unternehmen und Organisationen transformationsfit sein. Mit entsprechenden Trainings sollten sich Führungskräfte, Projektleiter und Personalexperten auf ihre Aufgaben umfassend vorbereiten.
In Gruppencoachings erhalten alle verantwortlichen Mitarbeiter denselben Informationsstand. Einzeltrainings sowie Seminare eignen sich für Schulungen zum Führen von Motivationsgesprächen oder Trennungsgesprächen.
Viele Unternehmen haben seit einigen Jahren bereits Erfahrung mit dem Thema Workforce Transformation gemacht. Die wenigsten Unternehmen haben aber eine eigene Abteilung oder einzelne Mitarbeiter, die sich speziell mit dem Thema Workforce Transformation beschäftigen. Insbesondere wenn es um kurzfristige Maßnahmen zum sozialverträglichen Stellenabbau geht, gibt es in der Regel keine vorhandenen Strukturen, verantwortliche Personen oder vorbereitete Prozesse.
Gerade angesichts des Fachkräftemangels und den damit verbundenen Risiken wie Aging Workforce ist es heute hinsichtlich der Personalplanung aber wichtiger denn je, systematisch und zukunftsorientiert zu handeln. Der digitale Wandel wird auf absehbare Zeit Veränderungen und Anpassungen notwendig machen, so dass auch das Thema Workforce Transformation in den nächsten Jahren aktuell bleiben wird.
Für Unternehmen bedeutet das, dass sie Strukturen und Prozesse entwickeln müssen, die sie langfristig transformationsfit und agil machen. Auch der Einsatz von innovativen Tools und Formaten wie regelmäßigen Karrieredialogen sollte geprüft und gegebenenfalls im Rahmen eines proaktiven Workforce Managements eingesetzt werden.
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