In manchen Fällen ist ein Personalabbau unvermeidbar. Meist sind strukturelle oder finanzielle Herausforderungen der Grund. Zum Beispiel die Fusion zweier Unternehmen, die zu einer Überbesetzung führt, Absatzschwierigkeiten oder Betriebsschließungen. Doch worauf ist zu achten, wenn es zu einer Workforce Transformation kommt? Machen Sie sich mit den wichtigsten Erfolgsfaktoren und Fallstricken beim sozialverträglichen Personalabbau vertraut – und erreichen Sie sicher Ihre Abbauziele.
Erfolgsfaktoren für einen sozialverträglichen Personalabbau
Faktor 1
Maßnahmen für den Personalabbau frühzeitig planen
Wenn Wettbewerb oder akute Krisen die Existenz eines Unternehmens bedrohen, warten diese häufig sehr lange, bis sie Gegenmaßnahmen einleiten. Oft bleibt als letzte Konsequenz nur die Kostenvollbremsung und damit verbunden ein Stellenabbau. Je früher Sie mit den Planungen beginnen, desto mehr Möglichkeiten stehen Ihnen offen, auch ein sozialverträglicher Stellenabbau.
Ein sozialverträglicher Personalabbau zeichnet sich dadurch aus, dass Stellenüberhänge und Kostenreduktion erzielt werden, ohne auf betriebsbedingte Kündigungen zugreifen zu müssen. Maßnahmen sind zum Beispiel die natürliche Fluktuation, Altersteilzeitmodelle, Airbag-Modelle, Abbau von Leiharbeit oder ein Freiwilligenprogramm. Auch Redeployment ist eine gute Alternative zum Personalabbau.
Je später Sie reagieren, desto mehr verengt sich Ihr Handlungsspielraum. Eine rein auf Kostenreduktion ausgerichtete Personalentlassung lässt sich dann oft nicht mehr vermeiden. Wichtige Mitarbeitende, deren Kompetenzen in Wachstumsbereichen benötigt würden, gehen dem Unternehmen womöglich verloren.
Faktor 2
Projekte professionell planen und konzipieren
Ein Personalabbau stellt für jedes Unternehmen eine große Herausforderung dar. Viele Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen sind involviert. Komplexe Rahmenbedingungen beeinflussen sich untereinander, widersprechen sich teilweise und erschweren die Übersicht. Die große Dynamik während der Vorbereitung und Umsetzung der Maßnahmen erfordert ein umfassendes Risikomanagement und eine genaue Analyse der Handlungsoptionen.
Eine professionelle Projektplanung und Konzeption stellt sicher, dass Sie mit Ihrem Abbauprojekt in der gewünschten Zeit die anvisierten Personalkosten einsparen. Sie berücksichtigt die Interessen und die Kommunikation mit den verschiedenen Anspruchsgruppen, wie zum Beispiel dem Betriebsrat, identifiziert die Risiken Ihres Umbauvorhabens und enthält einen Zeitplan mit den wichtigen Meilensteinen des Stellenabbaus. Gleichzeitig stellt sie sicher, dass alle Maßnahmen sinnvoll ineinandergreifen und definierten Qualitätskriterien entsprechen.
Da Planung und Konzeption von Workforce-Transformation-Projekten von zentraler Bedeutung für den Erfolg sind, starten wir bei von Rundstedt jedes Umbauvorhaben, das wir begleiten, mit einem Konzeptionsworkshop.
Unser Tipp:
In unserem kostenfreien Leitfaden Planung von Trennungsmaßnahmen erhalten Sie einen ersten Überblick zu den Arbeitspaketen in Personalabbau-Projekten.
Faktor 3
Rechtzeitig und offen kommunizieren
Eine frühzeitige und transparente Kommunikation mit eindeutigen Botschaften – in der internen und externen Kommunikation sowie in Kündigungsgesprächen mit einzelnen Mitarbeitenden – ist ein maßgebliches Erfolgskriterium. Die wirtschaftliche Notwendigkeit der geplanten Maßnahme ist dabei ein kleinster gemeinsamer Nenner, von dem aus die Botschaften klar und deutlich entwickelt und ausgearbeitet werden können.
In der Praxis erleben wir oft, dass die Kommunikationsstrategie kurz vor knapp mit heißer Nadel gestrickt wird. Wesentliche Informationen sind unklar oder fehlen ganz. Das Resultat ist eine fehlgeleitete interne und öffentliche Wahrnehmung, auf die im schlimmsten Fall ein wirtschaftlicher Schaden folgt. Beispielsweise können unklare oder widersprüchliche Botschaften für falsche Hoffnungen und Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden sorgen – fatal, wenn Abbauziele durch die freiwillige Unterzeichnung von Aufhebungsverträgen erreicht werden sollen.
Commitment der Führungskräfte sichern
Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie bindet die Führungskräfte im Unternehmen ein. Deren Sprechfähigkeit und Unterstützung sind von entscheidender Bedeutung für die erfolgreiche Umsetzung und Mobilisierung jener Mitarbeitenden, die das Unternehmen im Rahmen der Personalreduzierung verlassen sollen. Bedenken Sie: Führungskräfte wollen nicht die Überbringer schlechter Nachrichten sein, schon gar nicht, wenn sie die Gründe für den Mitarbeiterabbau nicht verstehen. Wir empfehlen Führungskräfte-Workshops, um das Commitment zu erhöhen. In zusätzlichen Trainings können Führungskräfte befähigt werden, Trennungsgespräche souverän und wertschätzend zu führen.
Unser Tipp:
Für das Erreichen der Abbauziele ist die Mobilisierung von Führungskräften und Mitarbeitenden entscheidend – insbesondere dann, wenn das Unternehmen eine freiwillige Vertragsaufhebung anstrebt. In unserem kostenfreien Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit zielgerichteter Mobilisierung den Personalumbau beschleunigen.
Fallstricke beim Personalabbau
Fallstrick 1
Mitarbeitende müssen kurzfristig eine Entscheidung treffen
Kurzfristigkeit ist ein häufig übersehener Fallstrick, wenn es darum geht, Mitarbeitende zu einer freiwilligen Vertragsaufhebung zu bewegen. Zum Beispiel vor Eintritt in eine Transfergesellschaft oder beim Angebot für einen Aufhebungsvertrag mit Einzel-Outplacement.
Denn für Mitarbeitende sind viele Faktoren abzuwägen, die das alltägliche Leben der Mitarbeitenden jedoch stark beeinflussen. Müssen zum Beispiel Firmenwagen, Laptop oder Mobiltelefon, die auch privat genutzt werden, abgegeben und entsprechend ersetzt werden? Auch die Prüfung eines Aufhebungsangebots nimmt im Regelfall viel Zeit in Anspruch, da steuerliche Konsequenzen sowie Versicherungsfragen für den Mitarbeitenden zu klären sind. Wenn Sie zu wenig Zeit für die Entscheidung lassen, können diese Faktoren eine geringe Mobilisierungsrate nach sich ziehen, wodurch das Abbauziel verfehlt wird.
Unser Tipp:
Neben dem Faktor "Zeit" gibt es im Trennungsmanagement weitere Fallstricke für Unternehmen. Oft fallen Angestellte, die von einem Personalabbau betroffen sind, nach der Trennungsbotschaft ins Bodenlose – mit Folgen für das Betriebsklima. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie schon mit wenigen Maßnahmen Ihre Trennungskultur verbessern können.
Fallstrick 2
Anzeigepflicht bei Massenentlassung
Für Betriebe ab 20 Mitarbeitenden gilt, dass bei Massenentlassungen vorab die zuständige Agentur für Arbeit über die Maßnahme informiert werden muss. Die Anzeigepflicht von Massenentlassungen ist im Kündigungsschutzrecht (§ 17 KSchG) geregelt und von der Betriebsgröße und der Anzahl der freigestellten Mitarbeitenden abhängig.
Insbesondere zu beachten sind hierbei Fristen, die eingehalten werden müssen: Zum einen dürfen Mitarbeitende frühestens einen Monat nach Erstattung der Entlassungsanzeige den Betrieb verlassen. Zum anderen ist zu beachten, dass alle anderen geltenden Kündigungsfristen unverändert erhalten bleiben. In besonderen Fällen kann die Agentur für Arbeit die Entlassungssperre auf bis zu zwei Monate erweitern.
Staatliche Förderung sichern
Eine verpasste oder zu spät angezeigte Massenentlassung hat für Sie mögliche finanzielle Nachteile. Denn die staatliche Förderung von Transfermaßnahmen erhält nur, wer den dauerhaften Arbeitsausfall schriftlich angezeigt hat. Gleiches gilt für die Beratung durch die Agentur für Arbeit vor Unterschrift des Dokuments, in dem die Transfermaßnahme geregelt wird. Diese Transferberatung durch die Agentur für Arbeit stellt eine eigenständige Anspruchsvoraussetzung dar, deren Nichtbeachtung die Förderung ausschließt.
Fallstrick 2
Der Betriebsrat wird zu spät ins Boot geholt
Ist in Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, muss dieser in folgenden Fällen vor dem geplanten Personalabbau informiert werden:
- Eine Massenentlassung nach § 17 KSchG liegt vor.
- Eine Restrukturierungsmaßnahme stellt eine Betriebsänderung nach §111 BetrVG dar.
Dabei sind dem Betriebsrat schriftlich die geplante Anzahl an Mitarbeitenden und die Berufsgruppen mitzuteilen sowie die einzelnen Gründe für die Entlassungen darzulegen. Bei betriebsverändernden Restrukturierungsmaßnahmen muss der Betriebsrat umfassend informiert und nach einer Verhandlungsphase bei der Umsetzung einbezogen werden.
Wird der Betriebsrat beziehungsweise Personalrat zu spät ins Boot geholt, riskieren Unternehmen langwierige Verhandlungen, rechtliche Auseinandersetzungen und damit verbunden einen erheblichen Image-Schaden. Daher empfehlen wir, die geplanten Maßnahmen frühzeitig auf Beteiligungsrechte zu prüfen und die Rechte des Betriebsrats von Anfang an zu wahren.
Erfahren Sie in unserem Leitfaden, wie Sie den Betriebsrat ins Boot holen.
Fazit
Egal ob strategische Krise oder akute Ergebniskrise – wenn Sie Personal abbauen müssen, gibt es viel zu berücksichtigen. Je früher Sie Ihre Planungen beginnen, desto besser. Insbesondere dann, wenn Sie einen sozialverträglichen Personalabbau anstreben.
Unsere Erfahrung zeigt, dass folgende Aspekte für den Erfolg eines Personalabbaus entscheidend sind: Maßnahmenqualität, Geschwindigkeit, Klarheit der Botschaften, die Beteiligung von Führungskräften sowie die professionelle Umsetzung.
Bereits in der Planungs- bzw. Konzeptionsphase ist es unverzichtbar, nicht ausschließlich den zu vermindernden Ressourcenbedarf auf Basis des derzeitigen Bestandes in den Fokus zu nehmen. Planen Sie für Zeiten nach der Krise mit und beziehen Sie die Sicherstellung der mittel- und langfristigen Handlungsfähigkeit ein.
Über den Autor
Geschäftsführer & Partner
Christian Summa ist Geschäftsführer und Partner bei von Rundstedt. In seiner Rolle als Chief Consulting Officer leitet er bundesweit die Kundenbetreuung in Restrukturierungen sowie Personalumbau- und -abbauprojekten. Seit 2004 hat der diplomierte Betriebswirt als Partner und in verschiedenen Vertriebspositionen bei von Rundstedt die Beratungslösungen entscheidend weiterentwickelt, zuletzt als Director Workforce Transformation. Seit 2020 teilt er sich die Geschäftsführung der Tochtergesellschaft Rundstedt Transfer GmbH mit Sophia von Rundstedt. Vor seinem Einstieg bei von Rundstedt war er in den Branchen Luft- und Raumfahrt sowie Automotive tätig.
