In einer dynamischen Arbeitswelt gehören berufliche Wechsel für Arbeitnehmende innerhalb oder außerhalb des Unternehmens dazu. Von Arbeitnehmenden wird dafür ein hohes Maß an Veränderungsbereitschaft verlangt. Die Aufgabe der Arbeitgeber ist, individuelle Lernpfade zu ermöglichen und lebenslanges Lernen zu fordern und fördern.
Eine nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit (Employability) ist auch gesellschaftlich von hohem Wert. Deshalb greift der Staat Unternehmen finanziell unter die Arme, wenn es darum, geht Weiterbildung oder Umschulungen umzusetzen. Wer einen Anspruch auf diese Gelder hat und wie Unternehmen Prozesse für Weiterbildungen aufsetzen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist Fördermittelmanagement?
Das Fördermittelmanagement beschreibt den Prozess von der Entwicklung einer Fördermittelstrategie, der Fördermittelakquise, der Vorbereitung des Fördermittelantrags, der Verwaltung der Fördergelder und deren Monitorings.
Unternehmen, NGOs, Einrichtungen, Kommunen wie auch Einzelpersonen haben unter bestimmten Bedingungen Anspruch auf staatliche Förderung von Dienstleistungen oder Güter.
Gründe für Fördermittelmanagement
Ein professionelles Fördermittelmanagement kann Organisationen dabei helfen, Kosten zu reduzieren, indem Fördermittel rechtlich sicher beantragt, genutzt und nachgewiesen werden. Fehlt ein sauber aufgesetzter Prozess, kann das dazu führen, dass Fördermittel nicht genehmigt, gekürzt oder sogar nachgezahlt werden müssen. Fördermittelberatungen, die rechtlich geschult und erfahren sind, können zum Beispiel bereits beim Projektaufsatz helfen, um die Chancen zur Förderfähigkeit zu erhöhen oder die Kommunikation mit dem Fördermittelsteller übernehmen.
Ziele von Fördermitteln
In Deutschland gibt es eine Vielzahl an Förderprogrammen, die durch Förderinstitutionen wie der EU, dem Bund oder der Länder finanziert werden. Werden Fördermittel vergeben, sind diese immer an politische, wirtschaftliche oder gesellschaftliche Ziele verknüpft. Erhält zum Beispiel eine Kommune für den Ausbau der digitalen Infrastruktur eine Förderung, stärkt das die Attraktivität des Wirtschaftsstandorts Deutschland. Geförderte Existenzgründungen sorgen für neue Arbeitsplätze und der Ausbau von E-Mobilität trägt zur Erreichung der Klimaziele bei.
Im Bereich „Arbeitsmarkt“ wurden in den letzten Jahren einige neue Förderprogramme ins Leben gerufen und das Abrufen der Fördermittel erleichtert.
Fördermittelmanagement im Bereich Personal
Der deutsche Arbeitsmarkt hat mittel- bis langfristig mit drei Trendrichtungen zu kämpfen: Erstens entstehen neue Jobprofile durch die Digitalisierung von Prozessen. Zweitens wird eine große Anzahl von Fachkräften aufgrund von (Früh-)Verrentung den Arbeitsmarkt verlassen. Und drittens wird es einige der bestehenden Jobprofile zukünftig infolge von Digitalisierung und Deindustrialisierung nicht mehr geben.
Um auf der einen Seite Arbeitslosigkeit zu vermeiden und auf der anderen Seite neue, passende Fachkräfte zu gewinnen, gibt es für Unternehmen passende Fördermittel. Diese entlasten entweder die Lohnkosten oder die Kosten für Weiterbildungen oder Umschulungen.
Die Bekanntesten öffentlichen Förderprogramme für Unternehmen sind folgende:
Kurzarbeit
In Zeiten von Pandemie, Lieferengpässen und Energiekrise haben viele Unternehmen auf Kurzarbeit gesetzt. Ziel des Instruments ist, die Überbrückung von zeitlich-befristetem Arbeitsausfall. In diesem Fall übernimmt die Bundesagentur für Arbeit die Lohnkosten in Form des Kurzarbeitergelds der Mitarbeitenden.
Das verschafft den Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitnehmende zu halten, auch wenn diese die Gegenleistung in Form von Arbeitsleistung nicht liefern können. Gleichzeitig schützt Kurzarbeit davor, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz verlieren und die Arbeitslosigkeit in Deutschland steigt.
Transfergesellschaft
Die Transfergesellschaft ist ein arbeitsmarktpolitisches Instrument. Sie wird eingesetzt, um Arbeitnehmende, die von Arbeitslosigkeit bedroht sind, in eine neue Beschäftigung zu bringen. Das politische Interesse ist, Erwerbslosigkeit zu vermeiden. Die staatliche Förderung wird für das Gehalt der Mitarbeitenden, das sogenannte Transferkurzarbeitergeld, die Beratung und Vermittlung sowie Qualifizierung eingesetzt.
Download Checkliste: Staatliche Förderung von Transfermaßnahmen
Betriebliche Weiterbildung mit der Weiterbildungsförderung der Bundesagentur für Arbeit
Ob während des laufenden Betriebs, in Kurzarbeit oder einer Transfergesellschaft: Weiterbildungen oder Umschulungen für Beschäftigte sind unter gewissen Voraussetzungen bis zu 100% förderfähig. Nicht jede Weiterbildung wird jedoch bezuschusst: Die Förderung gilt insbesondere für Arbeitnehmende ohne oder mit einem nicht mehr verwertbarem Berufsabschluss. Wenn Tätigkeiten zum Beispiel durch Technologien ersetzt wurden.
Die Schulungen müssen von einer zertifizierten Weiterbildungsstätte durchgeführt werden und können on- oder off-the-job realisiert werden.
Aber nicht nur die Kosten für die Weiterbildung können förderfähig sein. Auch die Kosten, die mit einem möglichen Arbeitsausfall entstehen, werden unter Umständen bezuschusst. Sind mehrere Beschäftigte gleichermaßen betroffen, kann der Arbeitgeber seit 2021 einen Sammelantrag stellen. Soll die Weiterbildung für Mitarbeitergruppen organisiert werden, bietet sich zum Beispiel ein Qualifizierungsbetrieb an. Dies stellt sicher, dass Arbeitnehmende ausreichend Zeit für die Schulung haben, während der Betrieb weiterläuft.
Darüber hinaus gibt es berufs-, regions- oder themenspezifische Förderprogramme, z. B. „Digital jetzt – Investionsförderung für KMU“, die zur Beschäftigungssicherheit von Mitarbeitenden und Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen. Eine Auflistung aller Förderprogramme des Bundes finden Sie hier. Gerne unterstützen wir Sie auch mit einer Fördermittelberatung.
Gesetzliche Weichenstellung für höhere und leichtere Förderung der beruflichen Weiterbildung
Das Qualifizierungschancengesetz wurde 2019 erlassen und stellt unter anderem die Weichen für mehr betriebliche Weiterbildungen in Organisationen. Der Staat reagiert damit auf den Strukturwandel. Es erleichtert den Zugang für Beschäftigte und erhöht die Zuschüsse für Betriebe. Dies bedeutet: Mehr Menschen haben unabhängig von Qualifikation, Alter und Unternehmensgröße die Chance, auf Qualifizierung, wenn sie vom Strukturwandel betroffen sind.
Und der Arbeitgeber wird zusätzlich entlasten. Ein Teil der Lohnkosten, die während der Qualifizierungsmaßnahmen anfallen, wird durch staatliche Förderung bezuschusst. Das Arbeit-von-morgen-Gesetz knüpft hier an. Es wurde im Mai 2020 erlassen, um die Förderinstrumente für Betriebe und Beschäftigte weiterzuentwickeln. Dies betrifft die Berufsausbildung, betriebliche Weiterbildung im laufenden Betrieb, während Kurzarbeit und in Transfergesellschaften. Maßnahmen sind zum Beispiel, die Anhebung von Zuschüssen für Qualifizierungsmaßnahmen und Lohnkosten, die Vereinfachung der Antragsstellung und der frühere Einsatz von geförderter Weiterbildung in der Ausbildung.
Aktuelle Probleme des Fördermittelmanagements
In Deutschland stehen Betrieben und Mitarbeitenden zahlreiche Fördermöglichkeiten zur Verfügung, aber nur wenige Gelder werden abgerufen. Laut des Berichts der Arbeitsagentur im Dezember 2022 nahmen 35.000 Beschäftigte eine geförderte berufliche Weiterbildungsmaßnahme in Anspruch. Auch wenn dies im Vergleich zum Vorjahresmonat 6 Prozent mehr sind, ist der Anteil zu den 45,9 Millionen Arbeitnehmenden in Deutschland mit sehr gering. Doch woran liegt es, dass Fördermittel nicht genutzt werden?
1. Weiterbildungsangebote passen nicht zum Betriebsalltag
In der Auswahl der Weiterbildungsmaßnahme sind Arbeitgeber und Arbeitnehmende limitiert. Die Maßnahme muss zertifiziert sein und exakt dem förderfähigen Weiterbildungsziel entsprechen. Es ist also möglich, dass bestimmte Weiterbildungsmaßnahmen nur als Vollzeit-Weiterbildung oder nur in einem bestimmten Zeitraum angeboten werden. Nur wenige Betriebe sind flexibel genug, Kapazitäten von Mitarbeitenden entlang von Weiterbildungsangeboten zu gestalten.
2. Management von Betrieb und Weiterbildungsmaßnahme zu komplex
Sollen mehrere Mitarbeitende gleichzeitig (um)geschult werden, geht das zu Lasten von Betriebsabläufen. Nicht immer können Organisation Mitarbeitende für Weiterbildungen freistellen, ohne den Betriebsalltag zu stören und sogar Ausfälle zu riskieren. Die Organisation und Durchführung solcher Maßnahmen sind komplex und nur mit einem professionellen Aufsatz zu managen.
3. Mitarbeitende nutzen die Angebote ihres Arbeitgebers nicht
Es ist Aufgabe der Arbeitgeber Weiterbildungen für Arbeitnehmende in Beschäftigung zu ermöglichen. Die Nutzung der Angebote hängt jedoch an den Mitarbeitenden selbst. Dass die Bereitschaft der Mitarbeitenden fehlt, kann unterschiedliche Gründe haben:
- Führungskräfte sind sich nicht ihrer Vorbild- und Motivationsfunktion bewusst.
- Ziele der Weiterbildungsmaßnahmen sind schwammig.
- Es sind keine klaren beruflichen Perspektiven mit der Weiterbildung verknüpft.
- Es gibt keine Anreize.
Wie Sie die Veränderungsbereitschaft Ihrer Belegschaft erhöhen, lesen Sie hier.
So setzen Sie staatliche Förderprogramme für Personalveränderungen optimal ein
Ziele der Weiterbildungsmaßnahme definieren
Ein klares Ziel für die Weiterbildungsmaßnahme ist aus vielerlei Hinsicht wichtig. Für den personalwirtschaftlichen Erfolg, die Motivation der Mitarbeitenden und die Förderfähigkeit.
Klären Sie zunächst, wie Ihre Future Workforce aussehen soll und welche Kompetenzen sie benötigt, damit die Weiterbildungsoffensive auf die übergreifenden Bereichs- oder Business-Strategien abgestimmt ist. Es kann sein, dass Mitarbeitende ihre aktuelle Jobs behalten oder neue Rollen ausfüllen müssen.
Definieren Sie anschließend auf Individual- oder Jobprofil-Ebene, welche Mitarbeitenden eine Qualifizierung benötigen. Skill-Matching-Tools können dabei helfen, Kompetenzlücken zu identifizieren.
Wir empfehlen: Beziehen Sie Ihre Mitarbeitende in der Zieldefinition frühzeitig ein, um die Akzeptanz zu schaffen und Motivation zu erhöhen. Auf vertraglicher Seite kann es sinnvoll sein, die Weiterbildung mit einem Verbleib im Unternehmen auf eine bestimmte Dauer zu verknüpfen.
Fördervoraussetzung checken
Die richtigen Förderprogramme zu identifizieren und zu beantragen ist gar nicht so leicht. Voraussetzungen und Bedingungen zur Förderfähigkeit unterscheiden sich teilweise sehr. Folgende Fragen sollten Sie sich als Unternehmen stellen, wenn Sie ein Förderprogramm suchen:
- In welcher Region bin ich tätig?
- Wer ist der Fördermittelempfänger?
- Für wen werden die Fördermittel eingesetzt?
- Welches Ziel verfolge ich?
- Welche Dienstleistung oder welches Gut soll finanziell gefördert werden?
- Gibt es eine Mindestdauer der Weiterbildungsmaßnahmen?
- Haben andere Mitarbeitende bereits Fördermittel in den vergangenen Jahren in Anspruch genommen?
Bereits im Projektaufsatz sollten Sie klären, welche Förderprogramme infrage kommen, um in der Planung des Projekts dessen Voraussetzungen zu berücksichtigen. Holen Sie sich frühzeitig Profis an Bord, die Sie dabei unterstützen, Ihr Projekt förderfähig umzusetzen.
Maßnahmenplan für die Durchführung der Qualifizierung
In einem Maßnahmenplan zur Umsetzung der Weiterbildungsoffensive sollten neben den Weiterbildungsmaßnahmen auch Kommunikations- und Mobilisierungsmaßnahmen festgehalten werden.
Bestimmen Sie die Verantwortlichkeiten von HR und Führungskräften und binden Sie auch die Mitbestimmung, sofern vorhanden, mit ein. Legen Sie fest, wann welche Mitarbeitenden Weiterbildungen in Anspruch nehmen und was das für die Betriebsabläufe bedeutet.
Monitoring der Weiterbildungsmaßnahmen
Es ist sehr wichtig, die Weiterbildungsmaßnahmen nachzuhalten, wenn Fördermittel dafür in Anspruch genommen wurden. Bleiben Sie dafür mit der Agentur für Arbeit und den Qualifizierungsanbietern im engen Austausch: Welche Angebote wurden bisher in Anspruch genommen? Welche Fristen und Dokumentationen müssen bereitgestellt werden? Sind die Angaben zum Empfänger der Qualifizierung korrekt? Eine regelmäßige Prüfung und Berichterstattung sind wichtig, um Rückzahlungen zu vermeiden.
Behalten Sie gleichzeitig den Erfolg der Weiterbildungsmaßnahme im Auge. Denn letztendlich geht es darum, Ihre Mitarbeitenden für die Zukunft fitzumachen und die Effektivität Ihrer Belegschaft zu erhöhen.
Fazit
Ein professionelles Fördermittelmanagement kann Betrieben in Zeiten von Krisen, Kostendruck und akuten Veränderungen durch neue Technologien kurzfristig dabei helfen, Mitarbeitende von Arbeitslosigkeit zu bewahren. Noch spannender ist jedoch die lange Frist: Förderprogramme bieten für Unternehmen, die sich zukunftsfähig aufstellen wollen und neue Kompetenzen benötigen, eine große Chance. Kluge Qualifizierungskonzepte können unterstützt durch staatliche Förderprogramme auf der einen Seite für mehr Beschäftigungssicherheit und auf der anderen Seite für höhe Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen sorgen.