Viele Unternehmen stehen heute unter Druck, die richtigen Talente zu finden und zu halten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dafür ist es unerlässlich, die gesamte Talent Supply Chain in den Blick zu nehmen. Das Offboarding ist eine Disziplin, die oftmals vernachlässigt wird. Dieser Artikel zeigt, wie HR-Verantwortliche und Führungskräfte Trennungsprozesse für ausscheidende Mitarbeitende strukturiert gestalten können.
Was ist Offboarding?
Der Offboarding Prozess beginnt, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen wollen oder müssen. Ähnlich dem Onboarding zu Beginn der Beschäftigung, ist auch das Offboarding ein wichtiger Bestandteil des Mitarbeiterlebenszyklus. Ein strukturierter Trennungsprozess beinhaltet zum Beispiel ein Exit-Gespräch und die Übergabe von rollenspezifischem Wissen. Eine professionelle Trennung trägt dazu bei, dass das Unternehmen positiv wahrgenommen wird, bildet die Basis für ein Alumni-Netzwerk und unterstützt Compliance sowie rechtliche Aspekte.
Der Offboarding Prozess
Unternehmen, die eine professionelle Trennungskultur etabliert haben, setzen auf einen strukturierten Prozess für das Offboarding von Mitarbeitenden. Geht das Trennungsvorhaben vom Arbeitgeber aus, beginnt der Prozess mit der Entscheidung zur Trennung und der Ausgestaltung eines Trennungspakets. Dies beinhaltet zum Beispiel ein Kündigungsschreiben oder ein Aufhebungsangebot sowie alle Regelungen zu Dienstwagen, finanziellen Ansprüchen und Zeugnissen.
Ein Offboarding kann für beide Parteien emotional aufgeladen sein. Es ist deshalb besonders wichtig, professionell und wertschätzend zu agieren. Die Dauer des Prozesses hängt von den Kündigungsfristen und Austrittsverhandlungen, z. B. einer Freistellung ab.
Wie Sie ein passendes Aufhebungsangebot gestalten, zeigen wir Ihnen hier: 10 Praxistipps für die Gestaltung von Aufhebungsverträgen
Erhalt oder Aussprache der Kündigung
In einem Trennungsgespräch vermitteln HR und die Führungskraft souverän die Trennungsabsichten und erläutern die Konditionen einer Trennung oder Aufhebung.
Geht die Trennungsabsicht vom Mitarbeitenden aus, startet der Offboarding-Prozess, wenn die Kündigung erhalten und bestätigt ist.
Das Trennungsgespräch ist für viele Betroffenen, egal ob Arbeitnehmer- oder Arbeitgeberseite, eine heikle Angelegenheit. Ein gut geführtes Trennungsgespräch kann den Verlauf des Offboarding Prozess positiv beeinflussen.
Kommunikation über den Austritt im Team
Die Nachricht über den Verlust eines Team-Mitglieds wird im Kollegium für unterschiedliche Reaktionen sorgen und vielleicht erfordern, Aufgaben neu zu verteilen. Eine durchdachte interne Kommunikation ist deshalb für alle Beteiligten unverzichtbar. Diese sollte kurzfristig erfolgen, um Flurfunk zu vermeiden.
Administration
Eine Trennung ist immer auch ein administrativer Aufwand. HR ist dafür verantwortlich, unter Berücksichtigung des offiziellen Austrittdatums, technische und organisatorische Prozesse anzustoßen. Dazu gehört unter anderem, etwaige Zugänge sperren zu lassen, ein Arbeitszeugnis zu erstellen, die Rückgabe von Unternehmenseigentum zu planen und ein Exit-Interview einzusteuern.
Wissenstransfer
Führungskräfte sollten sich mit Blick auf das Austrittsdatum unverzüglich darum bemühen, das Wissen der ausscheidenden Person zu sichern. Hierfür bietet sich ein Übergabeplan an, in dem festgelegt wird, wann welches Teammitglied in die freiwerdenden Verantwortungsbereiche eingearbeitet wird. Wenn es bereits eine Nachfolge gibt, ist es entscheidend, die Einarbeitung noch in der verbleibenden Zeit des Mitarbeitenden durchzuführen.
Exit-Interview
Im Falle einer Eigenkündigung ist das Exit-Interview, auch Austrittsgespräch genannt, einer letzten Berührungspunkte mit dem Mitarbeitenden. Oftmals ist das Offboarding-Gespräch entscheidend dafür, welches Image bei Beschäftigten hängen bleibt. Gleichzeitig ist es die Gelegenheit, zu erfahren, warum Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Diese Informationen lassen sich nutzen, um andere Mitarbeitende zu binden. Ein Leitfaden zur Vorbereitung des Gesprächs kann dabei helfen, das Feedback strukturiert zu erfassen. Die Ergebnisse werden stets anonymisiert und vertraulich verarbeitet und an die Personalentwicklung aggregiert weitergegeben. Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, das Exit-Gespräch von einem Partner durchführen zu lassen. Das ermöglicht einen strukturierten Prozess und Neutralität. Gerne unterstützen wir Sie beim Konzipieren und Durchführen professioneller Austrittsgespräche.
Mögliche Fragen für das Exit-Interview:
Zur allgemeinen Erfahrung mit dem Unternehmen:
- Wie würden Sie Ihre gesamte Erfahrung in unserem Unternehmen beschreiben?
- Was hat Ihnen an Ihrer Arbeit und Ihrem Arbeitsumfeld am meisten gefallen?
- Gibt es Bereiche, in denen Sie Verbesserungen für das Unternehmen sehen?
Zur Team- und Unternehmenskultur:
- Fühlten Sie sich gut in das Team und das Unternehmen integriert?
- Wie beurteilen Sie die Entwicklungsmöglichkeiten und Karrierepfade, die das Unternehmen bietet?
- Wie bewerten Sie die Kommunikation und Transparenz innerhalb des Unternehmens?
Zur Trennungsentscheidung:
- Was waren die Hauptgründe für Ihre Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen?
Faktoren für ein Offboarding für ein positives Arbeitgeberimage
Wie der betroffene Mitarbeitende die Zeit von der Trennungsbekundung bis zum Austritt erlebt, ist entscheidend dafür, wie das Unternehmen als Arbeitgeber wahrgenommen wird und in Erinnerung bleibt. Ein Arbeitnehmer wird bei passender Position eher ins Unternehmen zurückkehren oder in seinem eigenen Netzwerk für das Unternehmen Werbung machen, wenn er oder sie ein positives Offboarding erfahren hat. Entscheidend hierfür sind unter anderem:
1. Professionalität
Für viele Arbeitnehmende ist eine Trennung eine Ausnahmesituation. Ein strukturiertes Offboarding-Programm gibt den Mitarbeitenden Leitplanken und Sicherheit. Jenen, die gehen und jenen, die im Unternehmen bleiben.
2. Wertschätzung
Die Wertschätzung für einen Mitarbeitenden zeigt sich über verschiedene Wege. Zum einen können dies finanzielle Aspekte im Rahmen eines Aufhebungsvertrages oder ein Entgegenkommen bezüglich des Austrittdatums sein. Zum anderen können dies offene, empathische Gespräche, Abschiedsrituale, ein umfassendes Zeugnis sowie ein Angebot zur Netzwerkpflege sein.
3. Berufliche Perspektive
Mitarbeitende, die noch keine neue berufliche Aufgabe nach einer Trennung haben, haben ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis. Unternehmen können betroffene Mitarbeitende in dieser Situation in Form einer Karriereberatung, auch Outplacement genannt, unterstützen. Dies hat mehrere Vorteile: Der Mitarbeitende ist emotional gefestigt und kann sich auf den Übergabeprozess konzentrieren. Gleichzeitig stärkt es die positive Wahrnehmung innerhalb der Belegschaft.
Rechtliche Aspekte im Offboarding
Compliance und rechtliche Aspekte dürfen im Offboarding-Prozess nicht vernachlässigt werden. Von der Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen bis hin zur korrekten Abwicklung von Abfindungen – ein professionelles Exit Management vermeidet rechtliche Risiken.
Angefangen beim Kündigungsschreiben gilt es, gesetzliche Kündigungsfristen zu beachten. Ist eine Abfindung inkludiert empfiehlt es sich, auch diese hinsichtlich vertraglicher Vereinbarungen rechtlich zu prüfen.
Ebenso müssen HR und Führungskräfte den Umgang mit restlichen Urlaubstagen und Überstunden gemäß dem Arbeitsvertrag regeln und etwaige laufende Verträge, wie Krankenversicherung, betriebliche Altersvorsorge und andere Mitarbeiterleistungen, rechtskonform abwickeln.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind Unternehmen verpflichtet, die persönlichen Daten des scheidenden Mitarbeitenden rechtskonform zu behandeln und auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Vertraulichkeit zu wahren.
Fazit
Ein professionell aufgesetzter Offboarding-Prozess lohnt sich. Er gibt scheidenden Mitarbeitenden sowie den verantwortlichen HR-Teams und Führungskräften Sicherheit und sorgt für ein Trennungserlebnis, das entlang der gesamten Talent Supply Chain positive Effekte zeigt.
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