Workforce Planning: Die richtigen Mitarbeiter halten und entwickeln

von Dr. Christian Siemen

Organisations- und Personalstrukturen müssen sich flexibel den Veränderungen in Unternehmen anpassen. Für Personalabteilungen bedeutet das, dass sie im besten Sinne eines Workforce Plannings eine Strategie zur kompetenz- und qualifizierungsorientierten Umbesetzung entwickeln müssen.


Werden Personalstrukturen angepasst, konzentrieren sich Unternehmen, Mitarbeiter und Medien oft allein auf den Stellenabbau. Richtig ist zwar, dass in den meisten Fällen am Ende einer Transformation weniger Arbeitnehmer im Unternehmen beschäftigt sind als vor der Veränderung. Der Fokus auf den Abbau verstellt allerdings den Blick für die Tatsache, dass neue Geschäftsmodelle entstehen und darum an anderer Stelle im Unternehmen Mitarbeiter für Aufgaben benötigt werden.

Passende neue Mitarbeiter sind auf dem Arbeitsmarkt oft schwer oder gar nicht zu finden. Vielfach entstehen mit den neuen Geschäftsmodellen auch ganz neue Aufgabenfelder mit Kompetenzprofilen, für die bislang keine passenden Ausbildungs- oder Studiengänge existieren.

Beispiel für Personalumbau

Ein Dax-Konzern baut aktuell seine Personalstruktur um. In Administrations-Bereichen bleiben lediglich 20 % der Rollenprofile unverändert. 60 % der Rollen verändern sich stark, 20 % Prozent der Stellen fallen komplett weg.

Es gilt also, den Blick zu weiten und neben dem Personalabbau eine Personalumbaustrategie –  im besten Sinne eines Workforce Plannings – mit kompetenz- und qualifizierungsorientierter Umbesetzung von Mitarbeitern (= Redeployment) zu verfolgen.
 

Unser Tipp: Personalumbau statt Personalabbau – für viele Unternehmen ist Redeployment langfristig der bessere Weg. Was sich dahinter verbirgt und wie Unternehmen und Mitarbeiter profitieren, lesen Sie in unserem Fachartikel "Was ist Redeployment?".

Für welche Mitarbeiter ist der Weg zu Ende? Welche Mitarbeiter können umqualifiziert werden?

Die Herausforderung ist komplex: HR-Verantwortliche müssen erkennen, für welche Mitarbeiter der Weg im Unternehmen wirklich zu Ende ist und welche Personen im Unternehmen verbleiben sollen. Sie müssen differenzieren, wo markt- und/oder technologiebedingt Personal reduziert werden soll. Und dort, wo Wachstum geplant ist, müssen sie Personal entsprechend qualifizieren – und das möglichst mit geringen Auswirkungen im täglichen Geschäft.

Die kritische Frage dabei ist: Wie wird entschieden, wer zu welcher Zielgruppe von Mitarbeitern gehört? Wer darf bleiben, wer muss gehen? Dies ist auch eine herausfordernde Kommunikationsaufgabe.

Helfen können Stellenbeschreibungen für die zukünftigen Positionen, die Sie mit den vorhandenen Kompetenzen und Qualifikationen bei den Beschäftigten vergleichen. Ziel des Abgleichs ist die Transparenz darüber, welche Skills und Kompetenzen der Mitarbeiter zu Vakanzen in Aufbaubereichen passen, einschließlich des möglichen Qualifizierungsbedarfs.
 

Diese zentralen Fragen müssen beantwortet werden:

  • Welches sind die Zielpositionen in zukünftigen Aufbaubereichen?
  • Welche Anforderungen sind mit den Zielpositionen verbunden?
  • Welche Qualifikationen und Kompetenzen (Erfahrungen, Werte, Motivationen) werden benötigt?
  • Welche Qualifikationen und Kompetenzen (Erfahrungen, Werte, Motivationen) sind bei Beschäftigten im Abbaubereich vorhanden?
  • Welche Beschäftigten haben welchen Qualifizierungsbedarf? Welche Beschäftigten können alternative Angebote bekommen?
  • Wie flexibel können Beschäftigte auf Angebote zu alternativen Tätigkeitsfeldern reagieren?
     

Für den Erfolg von Redeployment ist es wichtig, dass die Mitarbeiter möglichst frühzeitig über mögliche zukünftige Rollen informiert werden und so positiv nach vorne schauen können.


So holen Unternehmen die Mitarbeiter für den Personalumbau ins Boot

Beziehen Sie Ihre Führungskräfte eng ein:
Die Führungskraft kennt die Skills des Mitarbeiters. Damit kann sie sowohl bei der Entscheidung helfen, welcher Mitarbeiter dem Unternehmen erhalten bleiben soll. Und sie kann gut einschätzen, wie ein Team in einer neuen Struktur zusammenarbeiten wird.

Nutzen Sie das Instrument der Perspektivenberatung:
Bei einem reinen Personalabbau setzen Unternehmen häufig auf das breite Angebot von Abfindungen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Im Rahmen eines Personalumbau-Projektes hat sich diese Praxis allerdings als kontraproduktiv erwiesen: Erfahrungsgemäß gehen insbesondere die Mitarbeiter, die am Arbeitsmarkt stark gefragt sind.

Um dies zu verhindern, setzen immer mehr Unternehmen Perspektivenberatungen ein: Career Coachs helfen dem jeweiligen Mitarbeiter, sich über die nächsten Karriereschritte im oder außerhalb des Unternehmens klar zu werden. Der Vorteil: Mitarbeitern fällt es leichter, mit externen Beratern offen zu Perspektiven auf dem internen und externen Markt zu sprechen. Sie können herausarbeiten, welche Fähigkeiten und Potenziale der Einzelne eigentlich hat und zusätzlich einbringen kann. Im Zuge einer Perspektivenberatung können auch passende Weiterbildungen und Qualifikationen identifiziert werden, um eventuell veraltete Skills und Kompetenzen aufzufrischen.

Indem Sie Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, ihre berufliche Weiterentwicklung aktiv mitzugestalten, erreichen Sie eine höhere Akzeptanz des Transformationsprozesses und steigern die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter.


Fazit

Stellen Sie mit einer Workforce-Planning-Initiative möglichst frühzeitig die Weichen für eine zukunftsfähige Personalstruktur, um auf Marktveränderungen und die Anforderungen von morgen vorbereitet zu sein. Entwickeln Sie Qualifikationen und Kompetenzen strategisch weiter und binden Sie ausgewählte Mitarbeiter als Kompetenzträger für die Zukunft. In Vereinbarungen mit dem Betriebsrat können Sie als gemeinsames Ziel formulieren, die Workforce Transformation erfolgreich und ohne betriebsbedingte Beendigungskündigungen umzusetzen.

Möchten Sie sich unverbindlich zu Ihrer Unternehmenssituation austauschen oder benötigen Sie konkrete Unterstützung bei Ihrem Personalumbauprojekt? Sprechen Sie uns gerne an.

Über den Autor
 

Christian Siemen

Dr. Christian Siemen

Dr. Christian Siemen ist Senior Project Expert bei von Rundstedt. Er begleitet Unternehmen bei Redeployment-Maßnahmen und unterstützt sie dabei, Trennungsprozesse für alle Seiten verantwortungsvoll zu gestalten. Der promovierte Wirtschaftswissenschaftler verfügt über langjährige Beratungs- und Projekterfahrung in der Organisations- und Personalentwicklung sowie operative HR-Erfahrung in Mittelstand und Konzern.

Telefon: +49 173 5 49 18 23 E-Mail: siemen@rundstedt.de

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