Personalabbau: Den Erfolg vorausschauend sichern

von Mila Glier und Katharina Schindler

Ein Personalabbau steht in Umbruchzeiten wie heute bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Doch wer nicht früh alle relevanten Fragen in den Blick nimmt, gefährdet sein Abbauvorhaben, seine Handlungsfähigkeit und seinen Ruf. Die Lösung liegt in einem Gesamtkonzept mit wirkungsvollen Maßnahmen.


Was nicht passieren darf

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie fahren mit der U-Bahn ins Büro. In Ihren Blick gerät ein Info-Screen, auf dem aktuelle Presse-Infos durchtickern. Was Sie lesen, lässt Sie blass werden: Ihr Arbeitgeber wird den Standort, an dem Sie beschäftigt sind, aufgeben und Mitarbeiter in großem Stil entlassen.

Sie halten es für wenig wahrscheinlich, dass Mitarbeiter von einem Personalabbau zuerst aus den Medien erfahren? So ist es jedoch den Mitarbeitern eines Energiekonzerns ergangen. Schockierend war für sie die Nachricht an sich, jedoch auch, dass sie vom Verlust des Arbeitsplatzes zunächst aus der Presse erfahren haben.

Mit seiner Informationspolitik hat das Unternehmen die Motivation der Mitarbeiter in den Keller geschickt und sein Image in der Öffentlichkeit und bei Geschäftspartnern beschädigt. Zudem haben sich Leistungsträger, die auch in Zukunft wichtig gewesen wären, in Richtung Wettbewerber verabschiedet.

Um wieder in ruhigeres Fahrwasser zu kommen, hat das Unternehmen dann zwar noch kräftig gerudert, doch für einen gelungenen Personalabbau war es jetzt zu spät. Und aus Sicht der Mitarbeiter hätte besser über Entlassungen an der Unternehmensspitze nachgedacht werden sollen.

Praxistipp Kommunikation

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter umgehend über einen geplanten Personalabbau – ehrlich und umfassend. Vermitteln Sie dabei zwei Dinge und untermauern Sie beide Botschaften mit klaren Fakten:

  1. Der Abbau ist aus betrieblichen Gründen unumgänglich.
  2. Der Abbau wird sozialverträglich sein.

Gefragt ist eine frühe und umfassende Planung

Unternehmen können nur bestehen, wenn sie sich immer wieder wandeln oder neu erfinden. Transformation ist das Leitmotiv unserer Zeit. Selbst wenn heute kein M&A-Deal und keine Restrukturierung oder Neuausrichtung auf der Agenda stehen, sieht dies vielleicht morgen schon anders aus. Befassen Sie sich mit dem Thema „Personalabbau“ also auch präventiv.

Und nehmen Sie ein konkretes Abbauvorhaben so früh es geht mit allen relevanten Facetten in den Blick. Nur so können Sie dessen ganzer Komplexität gerecht werden. Gerade diese Komplexität wird oft unterschätzt; sie ergibt sich aus dem Zusammenspiel unterschiedlicher Herausforderungen. Dazu gehören:

  • die Einbettung des Abbauvorhabens in die Unternehmens- und die Personalstrategie,
  • die entsprechenden Zeit- und Kostenziele,
  • juristische Vorgaben,
  • die jeweils spezifischen Interessen der Unternehmensleitung und der Mitarbeiter bzw. der Mitarbeitervertreter
  • sowie das Sichern eines Images als verantwortungsvoller Arbeitgeber.

Praxistipp Prävention

Setzen Sie das Thema „Personalabbau“ auch präventiv auf Ihre Agenda. Sie können so mit ausreichend Zeit relevante Szenarien durchdenken und sich auf den Fall des Falles vorbereiten. Sie gewinnen damit Flexibilität und Handlungssicherheit, selbst wenn ein Abbau überraschend ansteht.


Hauruck-Verfahren schaden der Handlungsfähigkeit

Wie kann ein Personalabbau bei aller Komplexität effektiv und effizient umgesetzt werden? Diese Frage zu beantworten ist unser tägliches Geschäft. Vor ein paar Monaten wurden wir zum Beispiel von einem Medienunternehmen dazu eingeladen, unsere Leistungen als Outplacement-Berater vorzustellen. Es ging um folgendes Projekt: Das Unternehmen wollte einen Teil seines Finance-Bereichs ins europäische Ausland auslagern. In diesem Zug musste es sich wohl oder übel von mehr als 40 Mitarbeitern in Deutschland trennen. Um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen wurde ein geeigneter Partner gesucht.

Das Unternehmen hat uns früh in seine Überlegungen eingebunden. Und wir haben gleich gesehen: Unsere Ansprechpartner waren auf einem riskanten Weg. Sie hatten die Vorstellung, ein Training für die Führungskräfte in Sachen Trennungsgespräche und eine formal korrekte Abwicklung der Kündigungen würden es schon richten. Von einem solchen Hauruck-Verfahren haben wir abgeraten, zum einen um den gekündigten Mitarbeitern in Ruhe weiterführende Perspektiven bieten zu können und so auch eine positive Außenwirkung zu sichern. Zum anderen war ein ganz praktischer Grund entscheidend: Von den gekündigten Mitarbeitern wurde erwartet, ihre Nachfolger einzuarbeiten. Wer jedoch, selbst nach einem freundlichen Trennungsgespräch, schlicht entlassen wird, arbeitet niemanden ein, sondern sperrt sich oder meldet sich krank.

Praxistipp Weitblick

Bei einem Personalabbau geht es nicht einfach darum, Mitarbeiter zu entlassen. Es kommt darauf an, dass Sie die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens sichern. Bieten Sie dazu den betroffenen Mitarbeitern weiterführende Perspektiven – etwa durch die Vermittlung alternativer Arbeitsplätze.


Am Anfang stehen viele Fragen

Zum Glück hatten wir hier noch genügend Zeit und offene Ansprechpartner, um den Erfolg des Outplacements durch eine gründliche Planung zu sichern. Wenn ein Abbauvorhaben angegangen wird, spielt es übrigens für das generelle Projektdesign weniger eine Rolle, ob 40, 400 oder 4.000 Mitarbeiter betroffen sind. Denn jeder gelungene Personalabbau folgt einer bestimmten inneren Logik.

Das eigentliche Outplacement steht dabei ganz am Ende von mehreren planerischen und gestalterischen Schritten. Zu Beginn eines Projektes prüfen wir stets, ob unsere Kunden alle Schritte im Blick haben und über ein entsprechendes ganzheitliches Verständnis des Personalabbaus verfügen. Dazu haben wir auch unseren Ansprechpartnern in diesem Projekt erst einmal Fragen gestellt – zum Beispiel:

  • Haben Sie alle Optionen durchgespielt, auch Alternativen zu Entlassungen?
  • Gibt es einen Projektplan mit konkreten Maßnahmen?
  • Wie begegnen Sie den zeitlichen, budgetären und juristischen Risiken?
  • Sind Ihre Führungskräfte nicht nur vorbereitet, sondern richtig committed?
  • Haben Sie eine Kommunikationsstrategie in Richtung Mitarbeiter und Öffentlichkeit?
  • Ist Ihr Betriebsrat mit an Bord?

Unser Tipp: Obwohl es in Unternehmen immer häufiger zu Restrukturierungen kommt, ist ein Personalabbau für die Projektverantwortlichen niemals Routine. Sind Sie gerade in dieser Situation und planen die ersten Schritte? Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Parameter im Blick haben, die im Trennungsprozess eine Rolle spielen.

In unserem kostenfreien Leitfaden „Planung von Trennungsmaßnahmen“ erhalten Sie einen ersten Überblick zu den Arbeitspaketen in Personalabbau-Projekten.

Vom Gesamtkonzept zu wirkungsvollen Maßnahmen

Unsere Fragen bleiben meist dann ohne eine zufriedenstellende Antwort, wenn Unternehmen zum ersten Mal größere Mitarbeitergruppen abbauen müssen. Denn wer keine Restrukturierungserfahrung hat, kann sich kaum ein Bild von der gesamten Herausforderung machen. So war es auch in unserem Beispiel.

Um für die erforderliche Klarheit zu sorgen, haben wir mit unseren Ansprechpartnern zuerst einen Konzeptionsworkshop durchgeführt und das Abbauvorhaben strategisch durchdacht.

Workshopteilnehmer waren von Seiten unseres Kunden der Projektleiter, Human Resources und der Leiter des betroffenen Geschäftsbereiches und von unserer Seite der Projektleiter. Gemeinsam haben wir etwa die Rahmenbedingungen des Vorhabens analysiert, die Ziele geklärt, die Interessen aller Stakeholder – von den Geschäftsverantwortlichen über die Mitarbeiter bis zum Betriebsrat – benannt, die Handlungsfelder bestimmt und einen spezifischen Maßnahmenkatalog erstellt. Zu diesem Katalog gehörten vor allem:

  • Eine Kommunikationsstrategie: Hier ging es darum, Gerüchten und Verunsicherungen vorzubeugen, das Engagement der Mitarbeiter zu erhalten und eine positive Außenwahrnehmung zu sichern. Dazu haben wir das Gesamtszenario in eine Masterstory mit Kernbotschaften übersetzt und daraus aufeinander abgestimmte Maßnahmen abgeleitet.
  • Ein Commitment-Workshop mit den Führungkräften: Nur wenn die Führungskräfte hinter dem Personalabbau stehen, können sie ihn konstruktiv begleiten und überzeugend auf ihre Mitarbeiter zugehen. Deshalb haben wir ihnen die Notwendigkeit der Restrukturierung und das geplante Vorgehen transparent gemacht und alle Vor- und Nachteile miteinander diskutiert.
  • Ein Kommunikationstraining für die Führungskräfte: Bei jedem Abbauvorhaben wollen die Mitarbeiter von ihren Führungskräften wissen, was Sache ist. Vor allem sind diese gefordert, souveräne, gezielte und wertschätzende Trennungsgespräche zu führen. Auf Basis der Masterstory haben wir sie so trainiert, dass sie ihrer Verantwortung gerecht werden konnten.
  • Auffanggespräche mit gekündigten Mitarbeitern: Eine Kündigung ist ein herber Einschnitt für die Betroffenen. Sie ist jedoch auch die Chance für einen neuen Anfang. Dies haben wir den gekündigten Mitarbeitern vermittelt und ihnen nicht einfach nur Mut gemacht, sondern ihnen mit Blick auf ihre Erwerbsbiographie und ihre Kompetenzen attraktive Perspektiven aufgezeigt.
  • Einbindung des Betriebsrats: Bei Betriebsräten lässt das Wort „Personalabbau“ die Alarmglocken läuten. Es kommt darauf an, sie von der Notwendigkeit eines geplanten Vorhabens zu überzeugen und ihr Vertrauen zu gewinnen. Deshalb haben wir auch die Betriebsräte dieses Kunden in unsere Räume eingeladen und ihnen die Lage und die Lösungen erläutert.

Für Vertrauen und Sicherheit sorgen

Vertrauen und auch Sicherheit sind ohnehin wichtige Größen bei einem Personalabbau. In dem skizzierten Projekt konnten wir zum Nutzen aller Beteiligten für beides sorgen, weil wir früh mit an Bord geholt wurden. Grundsätzlich haben Unternehmen einige Möglichkeiten, ein Abbauvorhaben vertrauensvoll und mit einem hohen Maß an Sicherheit für ihre Mitarbeiter und für sich selbst zu gestalten.

So können sie zum Beispiel auch größere Mitarbeitergruppen auf eine Transfergesellschaft übertragen. Eine solche Gesellschaft übernimmt zu einem definierten Stichtag die Mitarbeiter und macht sie idealerweise fit für neue Aufgaben und hilft ihnen auch aktiv, eine neue berufliche Aufgabe zu finden. Der Staat fördert diesen sozialverträglichen Weg mit angemessenen Mitteln.

Viele unserer Kunden stehen auch vor einem Dilemma: Einerseits müssen sie in einem bestimmten Bereich Personal abbauen, andererseits brauchen sie an anderer Stelle neue Mitarbeiter. Wir empfehlen ihnen dann, beides in Einklang zu bringen, also auch geeignete Mitarbeiter zu halten und so zu schulen, dass sie neue Aufgaben übernehmen können.

Zudem ist eine Kündigung nicht immer der Weisheit letzter Schluss. Entlassungen können oft durch andere Maßnahmen vermieden werden – etwa durch Teilzeitregelungen, Altersteilzeit und vorzeitigen Ruhestand, Freiwilligenprogramme zur einvernehmlichen Aufhebung der Arbeitsverträge und anderes mehr.

Praxistipp Retention und Redeployment

Wird ein Abbauplan publik, sehen sich auch künftig wichtige Mitarbeiter nach einem neuen Arbeitgeber um. Binden Sie diese Mitarbeiter mit attraktiven Angeboten (Retention). Und trennen Sie sich nicht von Mitarbeitern mit Potenzial, sondern machen Sie diese fit für neue Aufgaben (Redeployment).


Komplexe Themen brauchen komplexe Lösungen

Wenn Sie sich mit einem Personalabbau befassen, dann machen Sie sich vor allem eins bewusst: Es geht um eine komplexe Herausforderung. Diese Komplexität sollte ihren Ausdruck in einem durchdachten Gesamtkonzept finden, das alle relevanten Themen miteinander verbindet und dann im Zuge eines gut geplanten Projektes umgesetzt werden kann. Zu den entscheidenden Themen gehören dabei eine Kommunikationsstrategie und Trainings für die Führungskräfte in Sachen Commitment und Trennungsgespräche genauso wie weiterführende Perspektiven für die gekündigten Mitarbeiter.

Prüfen Sie, ob Sie von der Planung bis zur Umsetzung alles selbst beherrschen oder ob es nicht besser wäre, von Anfang an auf die Expertise eines erfahrenen Restrukturierungspartners zu setzen, mit dessen Hilfe Sie Ihre Risiken vermeiden und alle Chancen nutzen können – die Ihres Unternehmens und die Ihrer Mitarbeiter. Dann kommt Ihr Personalabbau auch nicht durch negative Schlagzeilen und Vorabmeldungen ins Gerede, sondern wird durch konstruktive Meldungen flankiert: „Notwendige Entlassungen verantwortungsvoll geplant.“ Doch für eine solche Nachricht ist einiges zu tun.

Über die Autorinnen
 

Mila Glier

Mila Glier ist seit mehr als zehn Jahren für von Rundstedt tätig. Als Partnerin und Managing Consultant leitet sie die Kundenberatung in München und Bayern. Sie begleitet Unternehmen beim Personalumbau und Personalabbau und unterstützt Personalmanager sowie Führungskräfte dabei, Trennungsprozesse für alle Seiten verantwortungsvoll zu gestalten.

E-Mail: glier@rundstedt.de

Katharina Schindler

Katharina Schindler ist Managing Consultant bei von Rundstedt und verantwortet die Karriereberatung für unsere Klienten in München. Sie ist Expertin in der Begleitung von persönlichen und beruflichen Veränderungsprozessen. Als Betriebswirtin, Coach und Management-Trainerin begleitet Katharina Schindler Unternehmen bei umfassenden Restrukturierungsmaßnahmen und schult u.a. Personalmanager und Führungskräfte in diesem Prozess.

E-Mail: schindler@rundstedt.de

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