Gelungene Veränderungen im Unternehmen senken oft Kosten und steigern den Unternehmenserfolg. Doch nicht immer führt der Wandel zum gewünschten Ergebnis. Falsches Change Management, auch Veränderungsmanagement genannt, kann sogar richtig viel Geld kosten. Beispielsweise, wenn plötzlich die wertvollsten Talente das vermeintlich sinkende Schiff verlassen oder wenn Mitarbeitende und Führungskräfte ablehnend reagieren und damit die Veränderung blockieren. Besonders kritisch wird dies bei Fusionen, wenn plötzlich zwei Unternehmenskulturen aufeinanderprallen oder Neuausrichtungen von Unternehmen. All dies schadet dem Kerngeschäft.
6 Schritte im Change Management Prozess
Wird der Einfluss, den der Change auf die Mitarbeitenden hat, vom Personal Management außer Acht gelassen, ist der Erfolg des gesamten Veränderungsprozesses gefährdet. Um das angestrebte Ziel aber erreichen zu können, müssen Veränderungsstrategien darum sorgfältig geplant werden. Insbesondere das Change Management bei einem Personalabbau ist eine Herausforderung und erfordert eine vorausschauende Planung. Mit den folgenden sechs Schritten im Change Management erreichen Sie, dass Ihre Mitarbeitenden der Veränderung offen gegenüberstehen und den Wandel als Chance erleben.
Teil I: Analyse der Anforderung an das Change Management
1. HANDLUNGSBEDARF FÜR UNTERNEHMEN UND MITARBEITENDE, DER AUS DEM CHANGE RESULTIERT, KLÄREN
Stellen Sie diese Fragen, um den konkreten Handlungsbedarf der Veränderung zu identifizieren.
- Konsequenzen für die Personalbedarfsplanung: Welche neue Kompetenzen werden benötigt? Welche Funktionen sind z. B. durch eine Fusion doppelt besetzt? Welche Jobprofile werden nicht mehr benötigt?
- Redeployment & Trennung: Welche Mitarbeiter benötigen eine neue Perspektive innerhalb oder außerhalb des Unternehmens?
- Mitarbeiterbindung: In welchen Bereichen muss welches Expertenwissen wie geschützt werden?
- Zeitplan: In welchem Zeitrahmen sollen die Personalveränderungen stattfinden?
- Verantwortlichkeiten: Wer ist für was verantwortlich?
Unser Tipp:
In unserem Leitfaden zur Planung von Trennungsmaßnahmen erhalten Sie einen ausführlicheren Überblick zu den Arbeitspakten bei einem Personalabbau, unter anderem mit Tipps zu Projektzeitplan, Kommunikationskonzept und Stakeholdern.
2. Evaluieren Sie den Management-Stil und mögliche kulturelle Differenzen
Im Falle von Fusionen kommt es darauf an, die Unternehmenskultur und das Personal zu integrieren. Dies ist umso wichtiger, je weiter die Unternehmenskulturen voneinander entfernt sind. Denn Change Management bedeutet auch immer einen kulturellen Wandel. Folgende Fragen sind wichtig:
- Kann der allgemeine kulturelle Wandel überhaupt vorhergesehen werden? Wenn ja, wie kann er beschrieben werden?
- Worin bestehen die Management-Philosophien der beiden Firmen?
- Welche unterschiedlichen Wertevorstellungen gibt es bezogen auf jedes Management-Team?
- Wie sehen die zukünftigen Wertevorstellungen des neuen Unternehmens aus?
Teil II: Ausarbeitung von Change Maßnahmen zur Mobilisierung und Mitarbeiterbindung
3. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Eine Transformation ruft auch bei einem umfassenden Veränderungsmanagement Unsicherheit bei der Belegschaft, bei Kunden und Lieferanten hervor. Umso wichtiger ist ein gut konzipierter und klarer Kommunikationsplan für den Erfolg des Veränderungsprozesses. Und zwar bereits in einer frühen Phase im Change Management! Denn es geht darum, die wichtigsten Mitarbeiter und Kunden zu binden, Veränderungsbereitschaft zu fördern und die Motivation zu erhalten. Diese Fragen sind dabei zu berücksichtigen:
- Worin bestehen die Hauptängste der betroffenen Mitarbeiter?
- Wie kann eine positive Botschaft für die Veränderung formuliert werden? Was muss in die Köpfe der Mitarbeiter, damit diese sowohl die Veränderung als auch den Change-Management-Prozess als Herausforderung positiv annehmen?
- Welche Medien sind geeignet, um die Botschaften an die verschiedenen Zielgruppen zu transportieren?
- Wie können negative Einflüsse, z. B. durch die Versetzung, die Reduktion von Personal oder auch die Zuweisung einer anderen Aufgabe, vermindert werden?
- Welche internen Kommunikationsmaßnahmen sind wichtig? Wie werden diese mit den externen Kommunikationsmaßnahmen koordiniert, um widersprüchliche Aussagen zu vermeiden?
Vermeiden Sie unnötige Ängste und Gerüchte in Ihrem Workforce-Transformation-Projekt. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung einer Kommunikationsstrategie.
Teil III: Betroffene Mitarbeitende in der Veränderung begleiten
4. Bereiten Sie Führungskräfte für die Aufgaben des Change Managements vor
Bilden Sie ein Change Team, welches das Unternehmen durch die Veränderung führt. Die verantwortlichen Führungskräfte haben den Auftrag, die Mitarbeiter für die Mitgestaltung der Veränderung zu gewinnen. Dabei sollte das Team die Fähigkeiten, aber auch die persönlichen Ziele der einzelnen Mitarbeiter kennen, um sie für das Veränderungsmanagement zu gewinnen. Die Führungskräfte müssen wissen, wo ihre Mitarbeiter in dem Veränderungsprozess stehen, um diese durch die einzelnen Phasen der Veränderung gezielt begleiten zu können.
5. Unterstützen Sie Mitarbeitende, die aufgrund der Veränderung gehen müssen
Es wird Mitarbeitende geben, die den Weg der Veränderung nicht mitgehen können. Zum Beispiel, weil Abteilungen aufgelöst, ganze Bereiche ins Ausland verlagert oder auch Teilbetriebe stillgelegt werden. Sie werden durch die Veränderung ihren Arbeitsplatz verlieren, ob sie wollen oder nicht. Es wird aber auch immer Mitarbeitende geben, die den Weg der Veränderung nicht mitgehen wollen. Sie graben sich in ihre Position ein, verharren in ihren Besitzständen und können das Neue nicht begreifen.
Für beide Mitarbeitergruppen eignet sich als Maßnahme im Change Management das frühzeitige Angebot einer Outplacement-Beratung, welche die berufliche Neuorientierung des Mitarbeiters vorantreibt. Damit wird das Trauma der Trennung minimiert und die Zeit, einen neuen Job zu finden, verkürzt. Der wertschätzende Umgang mit den scheidenden Mitarbeitern vermittelt auch intern eine wichtige Botschaft: Die verbleibenden Mitarbeiter werden Veränderungsmanagement als weniger bedrohlich erleben und ihre Arbeitsaufgaben entsprechend motiviert weiterführen können.
Unser Tipp:
Mit dem Angebot einer Outplacement-Beratung eröffnen Sie dem scheidenden Mitarbeiter die Möglichkeit, schnell wieder eine neue, passende Position zu finden. Sie reduzieren damit das Risiko eines Kündigungsschutzprozesses und zeigen dem verbleibenden Personal, dass Sie den Betroffenen fair behandeln. Im Artikel „Was ist Outplacement“ erfahren Sie mehr über die Beratung und ihre Vorteile.
6. Entwickeln Sie eine Strategie für die Mitarbeiterbindung
Ein wichtiges Ziel beim Change Management ist es, die wichtigsten Talente über den Veränderungsprozess hinaus im Unternehmen zu halten. Als Resultat von Veränderungen schnellt oftmals die Fluktuationsrate dramatisch nach oben. Erfahrungsgemäß verlässt etwa ein Viertel der besten Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb von 90 Tagen nach der Ankündigung eines großen Veränderungsprozesses. Entweder, um möglichen unangenehmen Konsequenzen für die eigene Karriere zu entgehen, dem Ruf des Wettbewerbers zu folgen oder weil sie an der Zukunft des Unternehmens zweifeln. Gerade auf das Halten dieser besten Mitarbeiter kommt es an. Dies kann durch eine Retention-Strategie im Change-Management-Prozess gelingen, bei der besonders die Karrierebedürfnisse der Schlüsselpositionen mit berücksichtigt werden.
Verhindern Sie, dass wichtige Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen: Mit unserer Redeployment- und Retention-Beratung identifizieren Sie Talente, positionieren sie optimal und binden sie langfristig.
Fazit: vorausschauende Planung ist Erfolgsfaktor im Change-Prozess
Ein gutes Change Management kann die erfolgreiche Neuausrichtung von Unternehmen fördern und trägt dazu bei, dass Unternehmen ihre Personalabbau- bzw. Personalumbau-Ziele besser erreichen. Eine professionelle Projektplanung und Konzeption berücksichtigt die Interessen und Kommunikation mit den verschiedenen Anspruchsgruppen, identifiziert die Risiken des Transformationsvorhabens, enthält einen Zeitplan mit den wichtigen Meilensteinen und stellt sicher, dass alle Maßnahmen sinnvoll ineinandergreifen.