Indem Sie Ihren Mitarbeitenden eine Outplacement-Beratung anbieten, können Sie im Trennungsprozess bares Geld sparen. Denn je eher Sie sich mit Ihren Mitarbeitenden einvernehmlich über einen Aufhebungsvertrag verständigen, desto günstiger wird das Trennungsszenario. Mit Outplacement im Trennungsmanagement vermeiden Sie außerdem langwierige Rechtsstreitigkeiten mit hohen Prozesskosten und Sie umgehen die unterschätzte Kostenfalle: die sinkende Produktivität Ihrer Mitarbeitenden.
Warum ist ein Trennungsprozess so schwierig?
Denken Sie immer daran, dass der Arbeitsplatz gleichzeitig auch die Existenz Ihres Mitarbeitenden sichert. Mit einer Trennung rütteln Sie also an der Grundsicherung des Einzelnen und seiner Familie. Darum ruft eine Trennungsabsicht oft emotionale Reaktionen bei betroffenen Mitarbeitenden hervor, die jetzt um Ihre Existenz kämpfen.
Indem Sie für den Mitarbeitenden eine Perspektive zur Sicherung der Existenz schaffen – konkret: die Perspektive auf einen neuen Arbeitsplatz –, können Sie emotionale Reaktionen deutlich mildern. Und damit auch Kündigungsschutzprozess vermeiden.
Unser Tipp: Stellen Sie nicht die Frage, was eine Outplacement-Beratung kostet, die Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten. Stellen Sie die Frage, welche Kosten für Ihr Unternehmen entstehen, falls es zu keiner verträglichen Trennung kommt.
Kosten bei Outplacement: Eine Beispielrechnung
Ein attraktiv geschnürtes Angebot mit Outplacement gibt Ihnen die Möglichkeit, freiwillig und einvernehmlich mit einem Mitarbeitenden das bestehende Arbeitsverhältnis aufzuheben. So wenden Sie eine Kündigungsschutzklage ab – sofern Sie überhaupt einen Kündigungsgrund anführen können – und schaffen Rechtssicherheit. Und Sie haben die Option, die Kosten langer Verhandlungen mit Anwälten zu umgehen. In Zahlen ausgedrückt kann das wie folgt aussehen: Ein Industrieunternehmen will sich von seinem 46-jährigen Abteilungsleiter Richard M. trennen. Er ist seit zehn Jahren im Unternehmen, hat eine 6-monatige Kündigungsfrist und ein Monatsbruttoeinkommen von 9.000 Euro.
Szenario 1
Kündigung mit anschließendem Kündigungsschutzprozess (ohne Outplacement)
Entscheidet sich das Unternehmen für eine Kündigung aus verhaltens- oder personenbedingten Gründen, muss eine „wasserdichte“ Argumentationskette vorliegen. Es entstehen bei einem Monatsgehalt von 9.000 Euro insgesamt Kosten in Höhe von 54.000 Euro zzgl. ca. 20% Personalnebenkosten nach Aussprache der Kündigung. Sehr wahrscheinlich ist Richard M. während dieser Zeit bereits freigestellt und reicht zur Wahrung seiner Interessen eine Kündigungsschutzklage ein.
Dadurch entstehen zusätzlich Gerichtskosten. Diese sind recht niedrig und berechnen sich aus dem vorliegenden Streitwert von 27.000 Euro (der Streitwert vor einem Arbeitsgericht entspricht immer einem sog. Quartalsgehalt). Dazu kommen die Anwaltskosten, wenn Sie keine Unternehmensrechtsschutzversicherung haben. Nehmen wir der Einfachheit halber an, dass der vertretende Rechtsanwalt nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz abrechnet, so beläuft sich das Honorar auf ca. 4.000 Euro. Erfahrungsgemäß gilt jedoch in der Regel eine individuelle Honorarvereinbarung. Gewinnen Sie den Prozess, so entfallen lediglich die geringen Gerichtskosten. Die Anwaltskosten müssen Sie selbst tragen.
Bevor es zu einer Hauptverhandlung kommt, wird im sogenannten Mediationsverfahren versucht, noch eine gütliche Einigung zu erwirken. Bis dahin vergehen in der Regel einige Monate. In dieser Zeit müssen Sie immer damit rechnen, dass die Kündigung nicht rechtskräftig wird und Herr M. fortbeschäftigt werden muss. Alle Gehälter sind dann nachzuzahlen.
Kommt es zum Vergleich, entstehen ähnlich hohe Kosten für Abfindung und Outplacement-Beratung, wie bei einer unmittelbaren einvernehmlichen Einigung.
Szenario 2
Angebot einer Outplacement-Beratung statt Kündigung
Der Personalchef bietet Richard M. einen attraktiven Aufhebungsvertrag mit einer unbefristeten Outplacement-Beratung an. Richard M. stimmt zu, ggfs. unter der vorherigen Nutzung einer vorgeschalteten Perspektiven-Beratung. Der Outplacement-Dienstleister erhält für seine Leistungen vom Unternehmen einen prozentualen Anteil des Jahreseinkommens und verpflichtet sich, den Mitarbeitenden so lange zu betreuen, bis dieser die Probezeit in einem anderen Unternehmen bestanden hat. Besteht der Mitarbeitende die Probezeit nicht, so nimmt der Dienstleister die Beratung wieder auf.
Durch die Einigung über ein Aufhebungspaket hat das Unternehmen Anwaltskosten, Gerichtskosten und sicherlich einige Monate Gehaltszahlung gespart, die durch prozessuale Verzögerungen entstehen. Die Laufzeit des Aufhebungsvertrages und die Kosten für eine Outplacement-Beratung sind weitgehend gleich, ob mit oder ohne streitigem Verfahren. Insgesamt hat die Entscheidung, dem ausscheidenden Mitarbeitenden eine Outplacement-Beratung anzubieten, dem Unternehmen leicht 25.000 – 50.000 Euro gespart.
Neben der rein finanziellen Betrachtung gewinnt das Unternehmen unmittelbar an Rechtssicherheit. Weiterhin wird das Arbeitgeber-Image nach Innen und Außen gestärkt, da ein fairer Umgang auch in der Trennung von Kolleginnen und Kollegen positiv wahrgenommen wird.
Versteckte Kostenfalle: Sinkende Produktivität der Mitarbeitenden
Eine versteckte Kostenfalle bei einem Personalabbau ist der Produktivitätsausfall. Diese indirekten Kosten entstehen beispielsweise durch das Verbreiten, Diskutieren und Verarbeiten von Gerüchten und können die Kosten einer einvernehmlichen Trennung bei Weitem überschreiten.
Wir veranschaulichen die Problematik am Beispiel der Kündigung von Richard M. in Szenario 1 (ohne Outplacement): Die Kolleginnen und Kollegen und Mitarbeitende des Abteilungsleiters sind über dessen Kündigung und insbesondere deren Begründung erschrocken. Sie sind mit der Entscheidung nicht einverstanden, manche erwarten sogar, dass dies nur der Anfang einer Kündigungswelle sein könnte. Es entsteht Unruhe, natürlich insbesondere in der Abteilung von Richard M. – aber auch über die Abteilung hinaus. Mitarbeitende verwenden ihre Zeit darauf, sich mit diesem Thema zu befassen. Stellen Sie sich vor, dass zehn Mitarbeitende direkt an Richard M. berichtet haben. Wenn nur diese zehn Personen sich eine Woche lang immer wieder mit der Kündigung, dem sich anschließenden Kündigungsschutzprozess und einem möglichen weiteren Stellenabbau beschäftigen – nur eine Stunde am Tag –, dann gehen 50 Stunden Arbeitszeit verloren. Geht man davon aus, dass eine Arbeitsstunde 100 Euro kostet, würden die Kosten für den Produktivitätsausfall in dieser einen Woche schon 5.000 Euro betragen.
Ähnlich verhält es sich bei Sitzungszeiten im Management zur Schadensbegrenzung oder für Verhandlungen mit Anwälten bei Rechtsstreitigkeiten. Sie haben einen Betriebsrat? Dann haben Sie bereits vor der Kündigung einige Gespräche geführt und damit Kapazitäten gebündelt.
Outplacement ist steuerfrei
Bislang war das Honorar für eine Outplacement-Beratung, die Sie einem einzelnen Arbeitnehmer gewährt haben, durch den Arbeitgeber zu versteuern – zu Lasten des Nettolohns des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer konnte den gleichen Betrag als Werbungskosten geltend machen, sodass in Summe Steuerneutralität entstand. Diese Regelung war erklärungsbedürftig und hat immer wieder für Unmut gesorgt.
Bereits im Jahressteuergesetz 2019 wurde in § 3 Nr. 19 EStG eine neue Steuerbefreiung aufgenommen. Hier war zunächst nicht klar, ob Outplacement-Maßnahmen ebenfalls unter diese Regelung fallen. Die Finanzbehörde hat sich in Gestalt der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen (OFD) im August 2020 dazu geäußert: Die OFD vertrat die Meinung, dass Outplacement-Beratungen nicht steuerfrei seien. Die Formulierung im § 3 Nr. 19 EStG wurde nun mit dem Jahressteuergesetz 2020 präzisiert: Das Gesetz stellt klar, dass Beratungsleistungen des Arbeitgebers oder auf seine Veranlassung von einem Dritten zur beruflichen Neuorientierung (sog. „Outplacement“-Beratung, „Newplacement“-Beratung) für ausscheidende Arbeitnehmer steuerfrei sind (§ 3 Nr. 19 EStG-E).
Fazit: Outplacement verhindert, dass Kosten entstehen
Es kann folglich nur im Interesse des Unternehmens liegen, einen reibungslosen Trennungsprozess zu gestalten, der im Innenverhältnis weder das Betriebsklima noch die Motivation der Mitarbeitenden blockiert, sowie im Außenverhältnis die Arbeitgebermarke und den Rekrutierungsprozess schädigt. Der Einsatz von Outplacement ist hier von großem Nutzen. Hier erfahren Sie übrigens mehr über die Vorteile von Outplacement.
Auf den ersten Blick erscheint eine Outplacement-Beratung im Rahmen eines professionellen Trennungsmanagements mit hohen Kosten verbunden. Schaut man sich den ganzen Prozess an, so lässt sich schnell feststellen, dass eine Trennung mit Outplacement viele Kosten gar nicht erst entstehen lässt – zum Beispiel für gerichtliche Auseinandersetzungen oder Produktivitätsausfälle. Unternehmen können Kosteneinsparungen im fünfstelligen Bereich pro Mitarbeitenden realisieren.
Mit einem professionellen Trennungsmanagement zeigen Unternehmen, dass sie Verantwortung übernehmen und es ihnen wichtig ist, auch ausscheidenden Mitarbeitenden eine Perspektive zu eröffnen. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende sollten im Outplacement die Chance zur beruflichen Weiterentwicklung sehen. Denn ein von allen Seiten unterstütztes, erfolgreiches Outplacement kann für betroffene Mitarbeitende sogar mit einem Wechsel in eine möglicherweise bessere und zufriedenstellendere Position verbunden sein.