Trennungskultur verbessern: von Feedbackgespräch bis Outplacement

von Nicole Hendricks-Schenten

Haben Sie schon einmal am eigenen Leib eine Entlassung erfahren? Möglicherweise haben Sie Folgendes erlebt: Ihr Vorgesetzter wirkte bei der Übermittlung der Trennungsbotschaft im Kündigungsgespräch schlecht vorbereitet, war sichtlich überfordert oder ließ jedes Fingerspitzengefühl vermissen. Oder mussten Sie selbst schon eine Kündigung aussprechen und haben sich im Trennungsprozess unwohl und hilflos gefühlt, weil es in Ihrem Unternehmen kein professionelles Trennungsmanagement gibt? 

Klar ist: Sie sind damit kein Einzelfall. Die Trennungskultur ist in vielen Unternehmen noch immer entwicklungsfähig – mit Folgen: Viele Betroffene fallen in einer Trennungssituation ins Bodenlose, ein Kündigungsschutzprozess droht, Unruhe in der Belegschaft kommt auf, schlechte Bewertungen auf Kununu und Co häufen sich und schaden der Arbeitgeber-Reputation.

Das Ereignis hatte mich vollkommen unvorbereitet wie ein Schock getroffen. Ich war 54 Jahre alt und von meinen vier Kindern befanden sich noch die beiden Söhne in der Ausbildung. Mir war zumute, als hätte mir jemand den Teppich unter den Füßen weggezogen.

Leitfaden Trennungskultur

7 Tipps wie Sie Ihre Trennungskultur im Handumdrehen verbessern

Das Wort Trennungskultur hat deshalb zu Recht seit vielen Jahren Einzug in das Personalmanagement gehalten. Viele Unternehmen wissen, dass – neben der Rekrutierung von Talenten und deren Weiterentwicklung –  ebenso die Art und Weise, wie eine Trennung von Mitarbeitenden erfolgt, einen relevanten Stellenwert im HR Management einnimmt.

Auch Sie können Ihre Trennungskultur schon mit wenigen Maßnahmen optimieren. Ich habe für Sie sieben Tipps zusammengestellt, wie Sie Entlassungen fair und mit der nötigen Empathie angehen.

Tipp 1: Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche – unabhängig von einer möglichen Trennung.

In der Outplacement-Beratung erleben wir sehr häufig, dass eine Kündigung für den Mitarbeitenden ohne Vorwarnung erfolgt. Insbesondere im Bereich der performancebedingten Trennung ist es unverzichtbar, dass Arbeitnehmer früh genug Feedback über ihre Leistungen erhalten. Sind die Botschaften nicht klar formuliert oder zu weichgespült, trifft sie die Trennung aus heiterem Himmel.

In meinem letzten Performance Review hatte ich noch bestens abgeschnitten – für mich gab es keine Vorwarnung.

So selbstverständlich es klingen mag: Führen Sie regelmäßig Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräche, die Leistungsschwächen eindeutig benennen! Befähigen Sie als Personaler die Führungskräfte in Ihrem Unternehmen, diese Gespräche professionell zu führen und nicht um den heißen Brei herumzureden. Auch die Dokumentation dieser Gespräche ist dabei ein wichtiger Hebel.


Tipp 2: Stimmen Sie das Trennungspaket individuell auf den Mitarbeitenden ab.

Ist der Entschluss für eine Kündigung oder Aufhebung gefallen, geht es zunächst um die Zusammenstellung des Trennungspaketes: von Kündigungsschreiben oder Aufhebungsvertrag, über finanzielle Vereinbarungen, die Höhe der Abfindung, bis hin zur Regelung von Dienstwagen, Zeugnis und Urlaubsansprüchen. Wägen Sie im Vorfeld sehr genau ab, mit welchem Angebot Sie in ein Gespräch gehen und welche arbeitsrechtlichen Aspekte dabei zum Tragen kommen. Besonders wenn es sich um einen umfangreichen Personalabbau im Rahmen einer Workforce Transformation handelt, ist die Planung des Trennungsangebots in der Konzeption unerlässlich, um arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung des Trennungspakets auch das persönliche Umfeld des Mitarbeitenden und arbeitsmarkthemmende Faktoren wie Alter, Länge der Betriebszugehörigkeit oder problematische Lebensläufe. Gegebenenfalls bietet sich eine längere Kündigungsfrist unter Aufrechnung der Abfindung an. So räumen Sie dem Mitarbeitenden die Möglichkeit einer längeren Jobsuche ein. Und ja, auch heute noch lässt sich leichter ein neuer Job finden, wenn man sich aus einem scheinbar festen Arbeitsverhältnis heraus bewirbt.

Auch die Freistellung des Arbeitnehmers sollten Sie sorgfältig abwägen. Einerseits ist die sofortige Freistellung vom Arbeitsplatz eine zusätzliche Belastung für viele Betroffene. Gilt es doch in diesen Fällen sehr häufig, unmittelbar nach dem Trennungsgespräch den Arbeitsplatz zu räumen. Eine adäquate Verabschiedung von Kolleginnen und Kollegen ist dann nicht gegeben. Andererseits ermöglicht es eine Freistellung, sich gedanklich vom Arbeitgeber „zu entgiften“ und den Blick nach vorne zu richten. Zusätzlich erfordern Bewerbungsaktivitäten viel Zeit. Mit einer Freistellung erhalten die Mitarbeitenden die notwendige Kapazität für ihre berufliche Neuausrichtung.

Unser Tipp: Wir verraten Ihnen, wie Sie als Arbeitgeber eine angemessene Abfindungshöhe berechnen. Zum Leitfaden: So berechnen Sie als Arbeitgeber die Abfindungshöhe

Tipp 3: Zeigen Sie dem Mitarbeitenden seine Perspektiven außerhalb des Unternehmens auf.

Sie wollen oder können nicht kündigen? Die einvernehmliche Trennung ist in vielen Fällen die präferierte Lösung: keine großen Streitereien, es wird wenig Porzellan zerbrochen und manchmal findet man für beide Seiten tatsächlich eine gute Lösung. Aber was, wenn der betroffene Mitarbeitende kein Gefühl dafür hat, wie es für ihn außerhalb des Unternehmens aussieht?

In dem Moment, in dem ein Angestellter mit einer längeren Betriebszugehörigkeit ein Aufhebungsangebot erhält, weiß er oftmals nicht, wie er sich entscheiden soll. Wie auch? In der Regel hat er sich seit Jahren nicht beworben und den Bezug zum Arbeitsmarkt verloren. Will man mich überhaupt noch? Wo kann ich in meinem Alter denn noch hin? Mit dieser großen Unsicherheit lässt sich nur schwer eine Entscheidung für einen Aufhebungsvertrag fällen.

Ich bin seit 25 Jahren in diesem Unternehmen, bin direkt nach dem Studium hier eingestiegen. Habe ich denn überhaupt noch eine Chance auf dem Arbeitsmarkt?

Speziell hierfür sind Perspektivenberatungen oder Orientierungsgespräche bestens geeignet. Geben Sie Ihrem Mitarbeitenden die Möglichkeit, mit einem externen Berater die individuellen Marktchancen zu eruieren. Unsicherheiten werden hierdurch schnell aus dem Weg geräumt. Der betroffene Mitarbeitende kann auf einer soliden Grundlage über das freiwillige Ausscheiden aus dem Unternehmen entscheiden.


Tipp 4: Bereiten Sie sich und Ihre Führungskräfte gut auf das Kündigungsgespräch vor.

Die gute Vorbereitung gilt nicht nur für das Schnüren des Trennungspakets, sondern ist obligatorisch für das eigentliche Kündigungsgespräch. So ist die Überbringung dieser schwierigen Botschaft bei einigen unserer Klienten zum Fiasko geworden. Anstatt die Kündigungsnachricht klar zu übermitteln, bleiben viele Führungskräfte vage, weil sie sich in der Situation unwohl fühlen. Oder sie verwässern das eben Gesagte, indem sie sich zu falschen Versprechungen leiten lassen.

Im Projektteam wird was frei – ich schau mal, was ich da für Sie machen kann.

Viele Personaler sind sich dieser Problematik bewusst und setzen daher zunehmend auf eine professionelle Vorbereitung der Führungskräfte im Rahmen eines ganzheitlichen Trennungsmanagements. In Gruppen- oder Einzeltrainings werden Führungskräfte umfassend auf Kündigungsgespräche vorbereitet: Wie sollte die Einladung erfolgen? Wo findet das Entlassungsgespräch statt? Wie viel Zeit muss ich einplanen? Wie transportiere ich die Trennungsnachricht klar und deutlich? Wie fange ich den Mitarbeitenden auf? Mit welchen Reaktionen muss ich rechnen und wie gehe ich als Führungskraft damit um? Und letztendlich: Wie „entlasse“ ich den Mitarbeitenden aus dem Gespräch? Welche nächsten Schritte sind in welchem Zeitfenster zu vereinbaren?

Wie Sie sich optimal auf Kündigungsgespräche vorbereiten können? Erfahren Sie hier: Zum Leitfaden "So führen Sie Kündigungsgespräche".

Kündigungen in Corona-Zeiten: Besonderheiten im Trennungsmanagement während der Homeoffice-Pflicht

Viele Unternehmen haben Ihre Mitarbeitenden während der weltweiten Corona-Pandemie – auch auf Druck der Politik – ins Homeoffice geschickt. Die zeitweise Homeoffice-Pflicht hat gezeigt, dass mobiles Arbeiten auch dort funktionieren kann, wo „Remote Work“ und „Homeoffice“ bisher kein Teil der Unternehmenskultur waren.

Wir alle haben sehr schnell gelernt, wie man virtuell agiert, Videokonferenzen durchführt, sich mit Kunden, beim Recruiting, in seinen Teams und in Mitarbeitergesprächen virtuell austauscht. Doch in heiklen Situationen stoßen viele an ihre Grenzen. Besonders groß ist die Unsicherheit dann, wenn die Notwendigkeit besteht, sich von einzelnen Angestellten oder Teilen der Belegschaft zu trennen. 

Kann man und sollte man Trennungsgespräche per Zoom oder Teams durchführen?

Aus meiner Sicht ist dies ein absolutes No-Go. Trennungsgespräche benötigen einen besonderen Rahmen, eine besondere Aufmerksamkeit und die Möglichkeit, auch kleinste Nuancen in der Reaktion der betroffenen Mitarbeitenden wahrzunehmen und aufzugreifen. Dies ist bei aller digitaler Kompetenz nur begrenzt umsetzbar und wird dem Menschen nicht gerecht. 

Mein Tipp an Sie: Führen Sie Trennungsgespräche stets persönlich. Ist eine Kündigung im mobilen Raum aber unumgänglich, sollten Sie vor dem Gespräch auf Distanz einige Dinge beachten. Meine Kollegin Julia Siems erklärt in ihrem Gastartikel auf Haufe.de, wie Sie sich vorbereiten  und worauf es bei virtuellen Trennungsgesprächen ankommt

Tipp 5: Nutzen Sie das Auffanggespräch in schwierigen Trennungsfällen.

In bestimmten Situationen sind Beschäftigte derart von der Kündigungsnachricht getroffen, dass sie zunächst nicht alleine „ihrem Schicksal überlassen" werden sollten. So erinnere ich mich an den Fall einer alleinerziehenden und alleinverdienenden Mutter, die darüber hinaus noch ihren pflegebedürftigen Vater betreuen musste. Die Trennungsbotschaft führte zu einem mittelschweren Nervenzusammenbruch, der noch lange Zeit Gesprächsthema im Unternehmen war.

Prüfen Sie darum im Vorfeld, ob sich der betroffene Mitarbeitende zusätzlich in einer belastenden Situation – zum Beispiel durch Pflege eines Angehörigen, eine Scheidung oder andere Krisenherde – befindet. Ist davon auszugehen, dass die Trennungsbotschaft zu einer schwerwiegenden Reaktion führt, rate ich zu einem Auffanggespräch durch einen psychologisch geschulten externen Profi. Als neutraler Dritte bietet der Berater direkt im Anschluss an das Trennungsgespräch eine Plattform, um über Ängste und Enttäuschungen zu sprechen, erste Fragen zu klären und mögliche nächste Schritte aufzuzeigen.


Tipp 6: Stimmen Sie die Kommunikation an das Kollegium mit dem betroffenen Mitarbeitenden ab.

Wir wissen, wie wichtig es ist, einen von der Kündigung betroffenen Mitarbeitenden fair und wertschätzend zu „verabschieden“. Aber was ist mit den verbleibenden Kolleginnen und Kollegen? Um Gerüchte und Flurfunk zu vermeiden, wäre es sicherlich vorteilhaft, schnellstmöglich mit einer klaren Kommunikation an die Belegschaft zu gehen. Dies ist allerdings oftmals aufgrund der noch unklaren rechtlichen Situation nicht möglich. Sie können nicht abschätzen, ob der betroffene Arbeitnehmer einen Arbeitsgerichtsprozess anstrebt oder – im anderen Fall – tatsächlich eine Aufhebungsvereinbarung unterschreibt. Verkünden Sie zu einem zu frühen Zeitpunkt die Trennung, laufen Sie Gefahr, dass der Mitarbeitende doch wieder an seinen Schreibtisch zurückkehrt. Eine Fehlkommunikation, die allen Beteiligten schadet.

Grundsätzlich empfehle ich Ihnen mit dem betroffenen Mitarbeitenden die Kommunikation an die Belegschaft abzusprechen. Was soll wann kommuniziert werden? Wenn sich beide Parteien hinsichtlich der Botschaft einig sind, minimieren Sie das Risiko, das Gesicht auf beiden Seiten zu verlieren. Eine inhaltlich abgestimmte Abschiedsmail, die von beiden Seiten an das Kollegium verschickt wird, ist ideal, aber nicht immer durchführbar.

In noch unklaren Trennungsfällen ist „Aushalten“ eine unverzichtbare Alternative. Erst dann, wenn die rechtlichen Aspekte eindeutig geklärt sind, kann eine wertschätzende Kommunikation an das verbleibende Personal erfolgen.


Tipp 7: Bieten Sie Ihrem Mitarbeitenden eine Outplacement-Beratung an.

Seit über 30 Jahren wird das Instrument der Outplacement-Beratung in Deutschland als wichtiger Indikator für eine wertschätzende Trennungskultur angesehen. Die professionelle Beratung zur beruflichen Neuorientierung ist zum festen Bestandteil von Trennungspaketen bei vielen Konzernen, aber auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen geworden. Sie hilft Betroffenen nach einem Sturz ins Bodenlose, die Entlassung unbeschadet zu überstehen. Sie ist Ausdruck für eine Trennungskultur, die ebenfalls eine Signalwirkung für verbleibende Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten und Bewerber hat. Eine Win-Win-Situation für alle Seiten.

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Haben Sie bereits eine professionelle Trennungskultur in Ihrem Unternehmen etabliert? Finden Sie es heraus.

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Führen Sie regelmäßig Feedbackgespräche?
Sind Ihre Führungskräfte dafür ausgebildet, Mitarbeiter professionell nach ihren Leistungen zu bewerten?
Haben Sie alle Alternativen zur Kündigung geprüft?
Passen Sie Trennungspakete individuell an die Situation des Mitarbeiters an?
Sind Sie auf das Kündigungsgespräch sowie Verhandlungen über Freistellung und Abfindungshöhe vorbereitet?
Können Sie Ihrem Mitarbeiter Perspektiven außerhalb Ihres Unternehmens aufzeigen?
Wissen Sie, wie Sie die Trennung an Kollegen kommunizieren?
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Mehr Informationen zum Thema Trennungskultur

Kontaktieren Sie mich gerne, wenn Sie über die Trennungskultur und das Trennungsmanagement in Ihrem Unternehmen sprechen möchten, Fragen haben oder an weiteren Informationen interessiert sind. Auch freue ich mich, wenn Sie sich mit mir über Xing oder LinkedIn vernetzen.

Ihre Nicole Hendricks-Schenten

Über die Autorin
 

Portrait von Nicole Hendricks-Schenten - Expertin für Trennungsmanagement

Nicole Hendricks-Schenten

Nicole Hendricks-Schenten leitet als Managing Consultant bei von Rundstedt das Sales- und Operations-Team am Standort Düsseldorf. Sie berät seit über 20 Jahren große und mittelständische Unternehmen rund um den verantwortungsvollen Personalabbau sowie im Trennungsmanagement.

Telefon: +49 (0) 211 83 96-0 E-Mail: hendricks-schenten@rundstedt.de