Restrukturierungen sind für Unternehmen häufig überlebensnotwendig. Digitalisierung, Globalisierung und demographischer Wandel sorgen für unvorhersehbare Zeiten – auch in der Geschäftswelt. Dabei gilt: Je weiter fortgeschritten die Krise ist, desto weniger Handlungsspielraum verbleibt. In welchen Situationen Sie die Personalfreisetzung in Betracht ziehen sollten, oder sogar müssen, hängt von den strukturellen und finanziellen Defiziten ab.
Wann der Personalabbau unausweichlich ist
Szenario 1
Personalabbau aufgrund struktureller Veränderungen
Soll mittels Umstrukturierung eine Strategie- oder Absatzkrise abgewendet werden, besteht in der Regel noch ein großer Spielraum für Entscheidungen. Oft erwirtschaftet das Unternehmen nach wie vor Gewinne und die Nachfrage ist stabil. Nichtsdestotrotz lässt sich in diesem Szenario ein Personalabbau im Rahmen einer Workforce Transformation oft nicht vermeiden, da durch strukturelle Veränderungen ein Personalüberhang entsteht.
Denken Sie beispielsweise an eine Situation, in der bestimmte Produktteile nicht mehr im eigenen Betrieb produziert, sondern aus Kostengründen von Zulieferern gefertigt werden sollen. Oder an eine strategische Neuausrichtung mit einer Änderung der Angebotspalette. Ein weiteres Beispiel sind Merger & Acquisitions. Fusionieren zwei Unternehmen oder werden Business Units zusammengelegt, kommt es in bestimmten Bereichen zu einer Doppelung der Stellen, zum Beispiel in Marketing, HR-Abteilungen oder Buchhaltung.
Hinterfragen Sie die Strategie regelmäßig und reagieren Sie so schnell wie möglich auf Krisensignale.
Auch die Einführung neuer Technologien oder Effizienzprogramme aufgrund des globalen Wettbewerbsdrucks fallen in die Kategorie der strukturellen Veränderungen und können zu Personalüberhang und Personalfreisetzungen führen. Letzteres ist jedoch Mitarbeitern und Arbeitnehmervertretern oft schwer zu vermitteln, zumal kein akuter Handlungsdruck besteht wie bei einer Fusion oder Outsourcing von Produktionsteilen. In diesen Fällen reduzieren viele Arbeitgeber die Mitarbeiterzahl sozialverträglich und möglichst geräuschlos mittels Outplacement und Freiwilligenprogrammen.
Unser Tipp
In einem Freiwilligenprogramm bieten Sie verschiedene Anreize für Ihre Mitarbeitenden, einen Aufhebungsvertrag zu unterschreiben und damit freiwillig aus dem Unternehmen auszuscheiden. Lernen Sie im Leitfaden mehr über die Vorteile, Arten sowie Vorgehensweise bei Freiwilligenprogrammen.
Zum Leitfaden "Freiwilligenprogramm: Ein effektives Mittel bei Umstrukturierungen"
Szenario 2
Personalabbau aufgrund finanzieller Schwierigkeiten
Leider erkennen Unternehmen die Krisensignale oft nicht rechtzeitig, sodass die Strategie zu spät hinterfragt wird. Nämlich erst dann, wenn sich das Unternehmen bereits in einer handfesten Ergebnis- und Liquiditätskrise befindet. Folgt auf ein strukturelles Defizit ein finanzielles Problem, dann bleibt am Ende nur noch die Kostenvollbremsung. Ein Personalabbau ist nicht mehr zu vermeiden.
Wenn ein finanzielles auf ein strukturelles Problem folgt, ist der Trennungsprozess unausweichlich.
Anders verhält es sich in einer Situation, in der die Firma mit vorübergehenden finanziellen Problemen zu kämpfen hat, jedoch strukturell im Grunde gut aufgestellt ist. Dann sollten Sie sich die Frage stellen: Können wir Einsparungen auch anders bewerkstelligen als über einen Stellenabbau?
Tipp: Bevor Sie Kündigungen aussprechen, um die Personalkosten zu reduzieren, sollten Sie stets Ihre Alternativen überprüfen. Diese ergeben sich zum Beispiel durch Betrachtung der Personalstruktur. In Betracht kommen Maßnahmen wir Arbeitszeitverkürzung, Teilzeitmodelle, Vorruhestandsregelungen, Arbeitszeitkonten oder Tariföffnungen. Auch Freiwilligenprogramme sind ein probates Mittel, um einen verträglichen Stellenabbau zu realisieren.
Faires Trennungsmanagement in der Restrukturierung
Oft sind Umstrukturierungen und Entlassungen nötig, um dauerhaft erfolgreich und wettbewerbsfähig zu bleiben – manchmal sogar, um die Firma vor der Pleite zu bewahren. Ansätze wie Redeployment oder die Nutzung der natürlichen Fluktuation haben ihre Grenzen. Wenn alle alternativen Möglichkeiten zur Realisierung personeller Einsparungen ausgeschöpft sind, beginnt der Personalabbau. Indem Sie auf Outplacement bzw. Transfermaßnahmen für Ihre Mitarbeitenden setzen, verhindern Sie betriebsbedingte Kündigungen.
Das Trennungsmanagement sollte dabei für alle Beteiligten planvoll und fair ablaufen. Schließlich gilt es, das Unternehmen nach der Restrukturierung schnell zurück auf die Erfolgsspur zu bringen. Ein schlechtes Change-Management kann die erfolgreiche Neuausrichtung ungewollt behindern.
Tipp: Management und HR-Verantwortliche müssen sattelfest sein, wenn es um die Trennung von Mitarbeitenden geht. Um Ihnen die Übersicht zu erleichtern, haben wir für Sie einen Leitfaden zur "Planung von Trennungsmaßnahmen" mit den wichtigsten Themen rund um die Beendigung von Arbeitsverhältnissen zusammengestellt.
Redeployment als Langfriststrategie
Vermeidbar ist ein Personalabbau zum Beispiel dann, wenn zeitgleich Planstellen in anderen Unternehmensbereichen aufgebaut werden oder Mitarbeiterkapazitäten fehlen. Hier stellt sich die Frage, wo das Unternehmen Wachstumsfelder sieht und wo es zukünftig hinwill. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels lohnt es sich, eine Umqualifizierung oder Weiterbildung der vorhandenen Mitarbeitenden in Betracht zu ziehen.
Für eine Redeployment-Strategie gilt es, zunächst die Abteilungen oder Bereiche zu identifizieren, in denen genügend Angestellte vorhanden sind, und solche, in denen Überkapazitäten abgebaut werden müssen. Ob die Mitarbeitenden aus den Abbau-Bereichen das Potenzial für eine Redeployment-Maßnahme mitbringen, lässt sich über eine technologiebasierte Skill-Erfassung, die durch qualitative Analysen durch geschulte Coaches ergänzt wird, herausfinden.
Mobilisierung in der Restrukturierung
Der wertschätzende Umgang mit den Mitarbeitenden ist nicht nur für die wichtig, die gehen oder eine neue Position im Unternehmen antreten. Gerade die, die bleiben, beobachten das Verhalten von Management und Projektverantwortlichen. Gleichzeitig müssen die Restrukturierungsziele im Kosten- und Zeitrahmen erreicht werden. Ein detaillierter Kommunikations- sowie Mobilisierungsplan sorgt dafür, dass Konflikte vermieden und Abbauziele erreicht werden. Ein wichtiger Baustein sind hierbei die Führungskräfte sowie, sofern vorhanden, Betriebsratsmitglieder. Speziell für diese Zielgruppen gibt es Workshops und Kommunikationstrainings, in denen das Commitement und die Fähigkeiten für eine gelungene Veränderung gefördert werden.
Die direkte Ansprache und Begleitung der Belegschaft erfolgt zum Beispiel durch Informationsveranstaltungen, Info-Runden sowie individuelle Perspektiven-, Steuer-, Renten- und Outplacement-Beratungen.
Wie Sie die Mobilisierung gezielt beschleunigen erfahren Sie in unserem Leitfaden.
Sozialplan bei Betriebsänderung
In einem Sozialplan werden Maßnahmen festgehalten, die die zu erwartenden wirtschaftlichen Nachteile für betroffene Mitarbeitende ausgleicht, z.B. Abfindungszahlungen, Outplacement, Härtefall-Fonds oder Halteprämien. Er ist immer notwendig, wenn eine Betriebsänderung vorliegt, die Nachteile für Mitarbeitende mitsichzieht. Der Betriebsrat muss dann frühstmöglich informiert werden, um mögliche Maßnahmen zum Schutz der betroffenen Arbeitnehmer verhandeln zu können. Was es für Betriebsräte im Personalabbau zu berücksichtigen gibt, erfahren Sie in unserem Ratgeber: Personalabbau für Betriebsräte
Change Management als Erfolgsfaktor
Bei einer Restrukturierung im Unternehmen müssen unterschiedlichste Blickwinkel berücksichtigt werden: die gesamtstrategische, die arbeitsrechtliche und die personalwirtschaftliche. Zusätzlich gilt es, die Stakeholder und ihre Interessen zu berücksichtigen. Ein professionelles Change Management ist deshalb unerlässlich. Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
Business-Strategie
- Ist klar, wie die zukünftige Unternehmensstruktur kurz- und langfristig aussehen muss?
- Gibt es einen Zeit- und Budgetplan?
- Sind genügend HR-Ressourcen vorhanden?
Arbeitsrecht
- Sind die juristischen Rahmenbedingungen gegeben?
- Wie ist die rechtliche Architektur?
- Sind die Verhandlungen mit den Stakeholdern vorbereitet?
Personalwirtschaftlich
- Gibt es einen Abbau- bzw. Umbauplan?
- Wurde der Retention- & Redeployment-Bedarf identifiziert?
- Welche Maßnahmen wurden definiert, um die Führungskräfte und Stakeholder abzuholen?
- Berücksichtigt der Restrukturierungsplan Maßnahmen zur Begleitung des Personals in der Veränderung?
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