Personalabbau: Erfolgsfaktoren und Fallstricke

In manchen Fällen ist ein Personalabbau unvermeidbar. Ein häufiger Grund ist zum Beispiel die Fusion zweier Unternehmen, die zu einer Überbesetzung führt, sodass mehrere Mitarbeiter für ähnliche oder gleiche Aufgaben zuständig sind. Oder auch Absatzschwierigkeiten, die eine strategische Anpassung und damit eine Umstrukturierung für mehr Wettbewerbsfähigkeit erfordern. Ebenso können Betriebsschließungen, Standortverlegungen oder saisonale Schwankungen einen Personalabbau auslösen. 

Doch worauf ist zu achten, wenn es zu einer Workforce Transformation kommt? Machen Sie sich mit den wichtigsten Erfolgsfaktoren und Fallstricken beim sozialverträglichen Personalabbau vertraut – und erreichen Sie sicher Ihre Abbauziele.

Erfolgsfaktoren für einen sozialverträglichen Personalabbau

Erfolgsfaktor 1: Frühzeitige Planung der Abbau-Maßnahmen für mehr Handlungsspielraum

Wenn Wettbewerb oder akute Krisen die Existenz eines Unternehmens bedrohen, warten diese häufig sehr lange, bis sie Gegenmaßnahmen einleiten. Oft bleibt als letzte Konsequenz nur die Kostenvollbremsung und damit verbunden ein (oft erheblicher) Stellenabbau.

Je früher Sie mit den Planungen beginnen, desto mehr Möglichkeiten stehen Ihnen offen, auch ein sozialverträglicher Stelelnabbau. Ein sozialverträglicher Personalabbau zeichnet sich dadurch aus, dass Stellenüberhänge und Kostenreduktion erzielt werden, ohne auf betriebsbedingte Kündigungen zugreifen zu müssen. Maßnahmen sind zum Beispiel die natürliche Fluktuation, Altersteilzeitmodelle, Brückenmodelle, Abbau von Leiharbeit oder ein Freiwilligenprogramm. Auch Redeployment ist eine gute Alternative zum Personalabbau.

Je später Sie reagieren, desto mehr verengt sich Ihr Handlungsspielraum. Eine rein auf Kostenreduktion ausgerichtete Personalentlassung lässt sich dann oft nicht mehr vermeiden. Wichtige Mitarbeiter, deren Kompetenzen in Wachstumsbereichen benötigt würden, gehen dem Unternehmen womöglich verloren.

Eine frühzeitige Planung, die die Balance zwischen einem situationsangemessenen Abbaukonzept und dem langfristigen Erhalt zukunftsrelevanter Kompetenzen findet, ist Garant für ein erfolgreiches Umbauprojekt.

Weitere Maßnahmen für einen Personalabbau ohne Kündigung

Maßnahmen im Personalabbau, bei denen die Mitarbeiter im Unternehmen verbleiben.

  • Kurzarbeit
  • Anordnung von Betriebsurlaub
  • Empfehlung von Sabbaticals
  • Abbau von Arbeitszeitguthaben und Überstunden 
  • Arbeitszeitflexibilisierung, Vereinbarung von Teilzeitarbeit
  • Reduzierung von Arbeitsentgelt
  • Kürzung von betrieblichen Zusatzleistungen
  • Interne Versetzungen
  • Redeployment

Maßnahmen im Personalabbau, bei denen die Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. 

  • Altersteilzeit und vorzeitiger Ruhestand
  • Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge
  • Nichtübernahme von Auszubildenden
  • Abbau von Leiharbeit
  • Natürliche Fluktuation / Einstellungsstopp
  • Freiwillige Vertragsaufhebung / Abfindungsprogramme
  • Transfermaßnahmen

Unser Tipp: Erweitern Sie Ihren Handlungsspielraum und schaffen Sie gleichzeitig berufliche Perspektiven für Ihre Mitarbeiter – durch den Einsatz von Gruppen-Outplacement, Transfergesellschaft oder Transferagentur.

Erfolgsfaktor 2: Professionelle Projektplanung und Konzeption von Maßnahmen

Ein Personalabbau stellt für jedes Unternehmen eine große Herausforderung dar. Eine Vielzahl von Stakeholdern mit unterschiedlichen Interessen sind involviert. Komplexe, miteinander interagierende und teilweise sich widersprechende Rahmenbedingungen erschweren die Übersicht. Die große Dynamik während der Vorbereitung und Umsetzung der Maßnahmen erfordert ein umfassendes Risikomanagement und eine genaue Analyse der Handlungsoptionen.

Eine professionelle Projektplanung und Konzeption stellt sicher, dass Sie mit Ihrem Abbauprojekt in der gewünschten Zeit die gewünschten Einsparungen bei den Personalkosten realisieren. Sie berücksichtigt die Interessen und die Kommunikation mit den verschiedenen Anspruchsgruppen, wie zum Beispiel dem Betriebsrat, identifiziert die Risiken Ihres Umbauvorhabens und enthält einen Zeitplan mit den wichtigen Meilensteinen des Stellenabbaus. Gleichzeitig stellt sie sicher, dass alle Maßnahmen sinnvoll ineinandergreifen und definierten Qualitätskriterien entsprechen.

Da Planung und Konzeption von Workforce-Transformation-Projekten von zentraler Bedeutung für den Erfolg sind, starten wir bei von Rundstedt jedes Umbauvorhaben, das wir begleiten, mit einem Konzeptionsworkshop.

Unser Tipp: In unserem kostenfreien Leitfaden „Planung von Trennungsmaßnahmen“ erhalten Sie einen ersten Überblick zu den Arbeitspaketen in Personalabbau-Projekten.

Erfolgsfaktor 3: Rechtzeitige und offene Kommunikation

Eine rechtzeitige und offene Kommunikation mit eindeutigen Botschaften – in der internen und externen Kommunikation sowie in Kündigungsgesprächen mit einzelnen Mitarbeitern – ist ein maßgebliches Erfolgskriterium. Die wirtschaftliche Notwendigkeit der geplanten unternehmerischen Maßnahme ist dabei ein kleinster gemeinsamer Nenner, von dem aus die Botschaften klar und deutlich entwickelt und ausgearbeitet werden können.

In der Praxis erleben wir oft, dass die Kommunikationsstrategie kurz vor knapp mit heißer Nadel gestrickt wird. Wesentliche Informationen sind unklar oder fehlen ganz. Das Resultat ist eine fehlgeleitete interne und öffentliche Wahrnehmung, auf die im schlimmsten Fall ein wirtschaftlicher Schaden folgt. Beispielsweise können unklare oder widersprüchliche Botschaften für falsche Hoffnungen und Unsicherheiten bei den Mitarbeitern sorgen – fatal, wenn Abbauziele durch die freiwillige Unterzeichnung von Aufhebungsverträgen erreicht werden sollen.

Commitment der Führungskräfte sichern

Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie bindet die Führungskräfte im Unternehmen ein. Deren Sprechfähigkeit und Unterstützung sind von entscheidender Bedeutung für die erfolgreiche Umsetzung und Mobilisierung jener Mitarbeiter, die das Unternehmen im Rahmen der Personalreduzierung verlassen sollen. Bedenken Sie: Führungskräfte wollen nicht die Überbringer schlechter Nachrichten sein, schon gar nicht, wenn sie die Gründe für den Mitarbeiterabbau nicht verstehen.

Wir empfehlen Führungskräfte-Workshops, um das Commitment zu erhöhen. In zusätzlichen Trainings können Führungskräfte befähigt werden, Trennungsgespräche souverän und wertschätzend zu führen.

Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie zeichnet sich neben klaren und glaubwürdigen Botschaften durch eine Stakeholder-orientierte Information sowie die aktive Beteiligung der Führungskräfte aus. Sie berücksichtigt sowohl interne als auch externe Anspruchsgruppen.

Unser Tipp: Für das Erreichen der Abbauziele ist die Mobilisierung von Führungskräften und Mitarbeitern entscheidend – insbesondere dann, wenn das Unternehmen eine freiwillige Vertragsaufhebung anstrebt. In unserem kostenfreien Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit zielgerichteter Mobilisierung den Personalumbau beschleunigen.  

Fallstricke beim Personalabbau

Fallstrick 1: Mitarbeiter müssen kurzfristig eine Entscheidung treffen

Kurzfristigkeit ist ein häufig übersehener Fallstrick, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu einer freiwilligen Vertragsaufhebung zu bewegen. Zum Beispiel vor Eintritt in eine Transfergesellschaft oder beim Angebot für einen Aufhebungsvertrag mit Einzel-Outplacement.

Denn für den Mitarbeiter sind viele Faktoren abzuwägen, die zunächst nicht relevant erscheinen, das alltägliche Leben des Mitarbeiters jedoch stark beeinflussen – wie Firmenwagen, Laptop oder Mobiltelefon, die auch privat genutzt werden und für die gegebenenfalls Ersatz besorgt werden muss. Auch die Prüfung eines Aufhebungsangebots nimmt im Regelfall viel Zeit in Anspruch, da steuerliche Konsequenzen sowie Versicherungsfragen für den Mitarbeiter zu klären sind. Wenn Sie zu wenig Zeit für die Entscheidung lassen, können diese Faktoren eine geringe Mobilisierungsrate nach sich ziehen, wodurch das Abbauziel verfehlt wird.

Unser Tipp: Neben dem Faktor "Zeit" gibt es im Trennungsmanagement weitere Fallstricke für Unternehmen. Oft fallen Angestellte, die von einem Personalabbau betroffen sind, nach der Trennungsbotschaft ins Bodenlose – mit Folgen für das Betriebsklima. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie schon mit wenigen Maßnahmen Ihre Trennungskultur verbessern können. 

Fallstrick 2: Anzeigepflicht bei Massenentlassungen

Für Betriebe ab 20 Mitarbeitern gilt, dass bei Massenentlassungen vorab die zuständige Agentur für Arbeit über die Maßnahme informiert werden muss. Die Anzeigepflicht von Massenentlassungen ist im Kündigungsschutzrecht (§ 17 KSchG) geregelt und von der Betriebsgröße und der Anzahl der freigestellten Mitarbeiter abhängig. Insbesondere zu beachten sind hierbei Fristen, die eingehalten werden müssen: Zum einen dürfen Mitarbeiter frühestens einen Monat nach Erstattung der Entlassungsanzeige den Betrieb verlassen. Zum anderen ist zu beachten, dass alle anderen geltenden Kündigungsfristen unverändert erhalten bleiben. In besonderen Fällen kann die Agentur für Arbeit die Entlassungssperre auf bis zu zwei Monate erweitern.

Staatliche Förderung sichern

Eine verpasste oder zu spät angezeigte Massenentlassung hat für Sie mögliche finanzielle Nachteile. Denn die staatliche Förderung von Transfermaßnahmen erhält nur, wer den dauerhaften Arbeitsausfall schriftlich angezeigt hat. Gleiches gilt für die Beratung durch die Agentur für Arbeit vor Unterschrift des Dokuments, in dem die Transfermaßnahme geregelt wird. Diese Transferberatung durch die Agentur für Arbeit stellt eine eigenständige Anspruchsvoraussetzung dar, deren Nichtbeachtung die Förderung ausschließt.

Damit Sie wichtige Abhängigkeiten nicht übersehen und Fristen verpassen, sollten Sie Ihr Abbauprojekt sehr sorgfältig planen. Externe Partner – sowohl spezialisierte Anwälte als auch Outplacement- und Transferanbieter – können Sie in der Projektplanung mit Know-how und Erfahrung unterstützen.

Unser Tipp: Was Sie noch beachten müssen, um die Anforderungen für die staatliche Förderung von Transfergesellschaft oder Transferagentur zu erfüllen, erfahren Sie in dieser Checkliste.

Fallstrick 3: Der Betriebsrat wird zu spät ins Boot geholt

Ist in Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, muss dieser sowohl nach § 17 KSchG – im Fall von Massenentlassungen – als auch nach §111 BetrVG – sofern Restrukturierungsmaßnahmen eine Betriebsänderung darstellen – vorab über den geplanten Personalabbau informiert werden. Dabei sind dem Betriebsrat schriftlich die geplante Anzahl an Mitarbeitern und die Berufsgruppen mitzuteilen sowie die einzelnen Gründe für die Entlassungen darzulegen. Bei betriebsverändernden Restrukturierungsmaßnahmen muss der Betriebsrat umfassend informiert und nach einer Verhandlungsphase bei der Umsetzung einbezogen werden.

Wird der Betriebsrat beziehungsweise Personalrat zu spät ins Boot geholt, riskieren Unternehmen langwierige Verhandlungen, rechtliche Auseinandersetzungen und damit verbunden einen erheblichen Image-Schaden. Daher empfehlen wir, die geplanten Maßnahmen frühzeitig auf Beteiligungsrechte zu prüfen und die Rechte des Betriebsrats von Anfang an zu wahren.

Erfahren Sie in unserem Leitfaden, wie Sie den Betriebsrat ins Boot holen.

Fazit

Egal ob strategische Krise oder akute Ergebniskrise – wenn Sie Personal abbauen müssen, gibt es viel zu berücksichtigen. Je früher Ihre Planungen beginnen, desto besser. Insbesondere dann, wenn Sie einen sozialverträglichen Personalabbau anstreben. Unsere Erfahrung zeigt, dass Maßnahmenqualität, Geschwindigkeit, Klarheit der Botschaften aus dem Top-Management, die aktive Beteiligung von Führungskräften sowie die professionelle Umsetzung im Laufe eines Personalabbau-Projekts für dessen Erfolg entscheidend sind. 

Bereits in der Planungs- bzw. Konzeptionsphase ist es unverzichtbar, nicht ausschließlich den zu vermindernden Ressourcenbedarf auf Basis des derzeitigen Bestandes in den Fokus zu nehmen, sondern für Zeiten nach der Krise mit zu planen und die Sicherstellung der mittel- und langfristigen Handlungsfähigkeit einzubeziehen.

Überlassen Sie beim Personalabbau nichts dem Zufall.
Vertrauen Sie auf Profis und sichern Sie Ihren Unternehmenserfolg sozialverträglich und nachhaltig. 

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